iPhone-Apps-der-Woche: Selbstmanagement mit Mac & iPhone
GTD: Things vs OmniFocus
Von Stefan Molz Uhr
2 Minuten Lesezeit
Diverse Selbstmanagement-Methoden versprechen diesbezüglich Abhilfe, allen voran das von dem US-amerikanischen Beststellerautor David Allen erdachte "Getting Things Done"-System.
Getting Things Done?
Getting Things Done, im Folgenden kurz GTD genannt, soll die grauen Zellen des Anwenders entlasten. Der Grundgedanke: Wer alle anstehenden Aufgaben notiert, hat den Kopf für deren Abarbeitung frei, ganz ohne die insbesondere bei vielen Selbstständigen omnipotente Angst, etwas Wichtiges vergessen zu haben. Neben einer verbesserten Effizienz soll die GTD-Methode somit vor allem ein stressfreieres Arbeiten ermöglichen, die Produktivität steigern und das Wohlbefinden erhöhen.
GTD setzt auf drei Eckpfeiler: das Erfassen von Aufgaben, deren Kategorisierung und Organisation und schlussendlich die Abarbeitung. Dabei wird zwischen Aufgaben, die in nur einem Arbeitsschritt erledigt werden können und Projekten, die aus mehreren Unteraufgaben bestehen, unterschieden – zudem sieht das System vor, dass man die Aufgaben einem Kontext zuordnet, beispielsweise einer zur Abarbeitung benötigten Person, bestimmten Gegenständen oder einem Ort.
Auf das Wesentliche reduziert, lautet der wichtigste Grundsatz bei der Anwendung der GTD-Methode: "Sammle alle Tätigkeiten, die erledigt werden müssen und lege diese in einem logischen und vertrauenswürdigen System außerhalb des eigenen Kopfes ab." Ein solches System kann ein einfaches Notizbuch sein, praktischer ist jedoch der Einsatz eines Computers im Zusammenspiel mit einem PDA. Auch für das Duo aus Mac & iPhone sind den GTD-Kritierien entsprechende Anwendungen verfügbar – die beiden prominentesten Vertreter werden im Folgenden vorgestellt.
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Der Text lautete:
"Auch sehr gut: To Do von Appigo!"
eine Frage bleibt allen schon-Nutzern von mir gestellt - wie sieht es aus mit wiederkehrenden Aufgaben?? z.b. alle 2 Tage, jeden 4. Mittwoch im Monat usw..... das ist für mich der momentane Knackpunkt, um weitere Entscheidungen treffen zu können...... schönes WE r.a.11
In den Desktop-Versionen von Things und OmniFocus lassen sich wiederkehrende Aufgaben anlegen, dies ist ebenfalls in der OmniFocus-iPhone-App möglich. Things for iPhone soll die entsprechende Funktion via Update spendiert bekommen.
Zunächst vielen Dank an Maclife für diesen sehr informativen Beitrag.
Ich nutze Omnifocus für Mac und iPhone seit einem halben Jahr. Bin sehr zufrieden damit. Das die Erfassung in Omnifocus aber komplizierter sein soll, hmh? Hatte mir Things damals auch angesehen: Aber, dass Multi-Tagging finde ich ist ein Quelle von Unordnung. Der Ansatz in Omnifocus mit Kontexten und Projekten bietet eine bessere Struktur und ist auch sehr variabel nutzbar. Ich nutze Omnifocus für mein eigenes Selbstmanagement und als Projektleiter für das "Selbstmanagement" meiner 18 Mitarbeiter. Omnifocus ist für mich eine Killerapplikation, d.h. ich habe mir extra ein MBP für die Arbeit in der Firma zugelegt (Firma ist PC,Windows XP). In Meetings nehme ich das iPhone mit. Zuhause arbeite ich am stationären Mac. Und ich habe immer alles aktuell da! Kann erfassen wann und wo ich will, die Synchronisierung funktioniert prima über 2 Macs + iPhone. Die iPhone-Synchronisierung setzt kein W-Lan voraus, sehr wichtig für mich. Falls man möchte kann per email Aufgaben in Omnifocus für Mac einfliessen lassen. Alte, erledigte Einträge lassen sich auf dem Mac variabel in ein Omnifocus-Archiv auslagern. Damit bleibt der aktive Workspace schön klein, Synch geht schneller. Pro Woche habe ich quasi einen Durchsatz von ca. 100 Aufgaben.
zu r.a.11 am 14.08.09, 21:48 und den wiederkehrenden Aufgaben
Ich persönlich hatte bislang noch nicht den Bedarf hierzu. Jeder hat da so seine Nutzungsweise. Wiederkehrende Ereignisse liegen im Kalender, die brauche ich nicht in Omnifocus. Was ich in Omnifocus aber hinterlege sind die konkreten ToDos für solche wiederkehrende Ereignisse, d.h. ich habe für die üblichen Jourfixes, Statusberichte usw. Projekte in Omnifocus angelegt. Die Personen mit denen ich über etwas reden will, oder die etwas tuen sollen usw., laufen alle als Kontext in Omnifocus. Und die konkreten Aufgaben sind bei mir spezifisch, so dass ich damit nicht wirklich wiederkehrendes habe. Bei Gelegenheit werde ich wiederkehrende Aufgaben in Omnifocus mal ausprobieren. Allerdings hat mich bislang auch der Hinweis abgeschreckt, dass nicht alle wiederkehrenden Aufgabeneinstellungen/typen sich über Mac und iPhone problemlos synchronisieren lassen. Mit der nächsten Version soll aber ein Feature-Gleichstand für Mac und iPhone kommen. Solange werde ich auf jeden Fall mein System mit den einmaligen Aufgaben weiterfahren. Mir hat bislang nicht wirklich was gefehlt.
Ich lese immer Beiträge über OmniFocus und Things. Wenn man sinnvoll mit der Desctopversion arbeiten will, sind das aber sehr teure Programme. Keiner schreibt was über toodledo. Hervoragende App mit einer Online-Version die kostenfrei ist. iPhone und Online-Portal synchronisieren sich automatisch on air - was will man mehr. Ich arbeite damit schon lange zu voller Zufriedenheit - kostenfrei!
Vielen Dank für die interessanten Kommentare. OmniFocus und Things sind dem Empfinden der Redaktion nach die meist verbreiteten Aufgabenplaner, weshalb wir vorerst diese beiden Anwendungen in einem Vergleich berücksichtigt haben - das bedeutet nicht, dass es auch andere interessante Tools gibt, mit denen man Aufgaben verwalten kann, beispielsweise ist auch das von "doitwithanarchitect" genannte Toodledo ein interessantes Produkt, welches insbesondere durch seine weitreichende Online-Integration und den günstigen Preis für die iPhone-App einige Pluspunkte sammeln kann.
Wie bei kaum einer anderen Software gilt bei Aufgabenplanern, dass man sich mit dem Produkt wohlfühlen muss, schließlich wird eine solche Anwendung im Regelfall mindestens an 5 Tagen in der Woche genutzt. Wie bereits im Artikel erwähnt, sollte man sich ruhig ein Wochenende Zeit nehmen, um die verschiedenen Angebote anhand frei verfügbarer Demoversionen zu vergleichen - meine Beobachtung hierbei ist, dass sich GTD-Profis bei OmniFocus besser aufgehoben fühlen, während sich Things als "GTD for the rest of us" versteht, ohne dabei Kompromisse hinsichtlich der Flexibilität einzugehen.
Mir persönlich hat Things unterm Strich besser gefallen, aber auch OmniFocus ist, na klar, kein schlechtes Produkt: Die Geschmäcker sind eben verschieden. Losgelöst von dieser persönlichen Meinung sehe ich Things aufgrund seiner Einsteigerfreundlichkeit aber eine breitere Masse an potenziellen Anwendern ansprechen. Wichtig ist, dass bei keinem der vorgestellten Produkte "Showstopper" zu finden waren und beide Anwendungen auch im Alltag das leisten, was vollmundig auf den Herstellerwebseiten versprochen wurde. :)