Topix:5: Standardsoftware für alle

Der Projektmanagementansatz wird inzwischen in allen Branchen und Organisationen als Standard für Qualitäts- und damit Unternehmenssicherung angewendet. Bereits Schulklassen lernen in Projekten zu arbeiten und in Aus- und Weiterbildung ist Projektmanagement zentrales Element. Schließlich kann die Überschreitung von Terminen und Budgets Organisationen teuer zu stehen kommen, ebenso wie eine mangelnde Planungs- und Kalkulationsgrundlage für zukünftige Projekte. Sinnvoll ist daher die Integration sämtlicher entscheidender Faktoren in die Projektplanungs- und -steuerungssoftware.

Da diese durch „humane“ Ressourcen und harte monetäre Fakten gebildet werden, die ohnehin meist elektronisch vorliegen, liegt es nahe, die Projektverwaltung in der Standardsoftwareumgebung mit Adressen, Notizen, Korrespondenz, Artikeln, Angeboten, Buchhaltung durchzuführen. Dass Topix:5 dazu eine erstklassige betriebswirtschaftliche Grundlage für den universellen Einsatz bildet, haben wir bereits in Mac Life 01.2005 für die Version 4.3 festgestellt. Die seitdem stark erweiterte Version Topix:5 v7.0 und das Modul Projektverwaltung bieten Entsprechendes.

Integrierte Projektverwaltung

In Topix:5 ist ein Projekt ein zentraler Sammler für alles, was mit der Durchführung von Aufträgen oder Produktionen zu tun hat. Das Projekt bietet den Überblick, die organisatorische Struktur und Steuerungs- und Auswertungsfunktionen für zugehörige Auftragsabwicklungsdokumente, externe und interne Korrespondenzen und Protokolle, damit verbundene Tätigkeiten (Jobs) und alle dafür erbrachten Leistungen. Dadurch entstehen drei zentrale Ebenen: Projekte, Jobs und Leistungen. Grundsätzlich ist ein Projekt immer mit mindestens einem Auftrag verbunden, die Kundendaten müssen bereits vorliegen oder eingegeben werden. Auf Projektebene werden Start- und Endpunkt, Verantwortliche, Beschreibungen, Status und Prioritäten festgelegt.

Da ein Projekt aus mehreren Tätigkeiten besteht (z. B. Produktion einer Broschüre: Beratung, Entwürfe, Fotografie, Texte, Layout, Druckvorlagen etc.) werden diese als „Jobs“ in der zweiten Ebene für die verschiedenen Mitarbeiter definiert. Als Jobvorgaben lassen sich Angebots- und Auftragsmengen übernehmen, Soll- und Ist-Werte der Abwicklung und Mehraufwände erfassen. In der dritten Ebene werden alle „erbrachten Leistungen“ erfasst. Das können nicht nur Tätigkeiten, sondern auch Materialien, Teile oder Fremdleistungen sein. Eigenleistungen werden in einer eigenen Maske beschrieben oder automatisch übernommen, Fremdleistungen manuell erfasst oder über das Modul Eingangsrechnungen. Hier bietet Topix:5 umfangreiche Vorgabe- und Erfassungsmöglichkeiten, so lassen sich auch Ausnahmesituationen erfassen und gehen für die Abrechnung bzw. Projektplanung nicht verloren. Ist- und Soll-Zustand werden grafisch angezeigt. Die Maske kann individuell konfiguriert werden, so dass niemand mehr Daten als unbedingt nötig einpflegen muss.

Der Ablauf mit Topix:5

Ein typischer Projektablauf beginnt in Topix:5 mit der Erstellung eines Angebots. Zur Kalkulation der Angebotspreise sollten die einzelnen Leistungen der Jobs erfasst sein, das hat auch Vorteile für die Strukturierung eines Projekts. Im zweiten Schritt wird das Angebot zum Auftrag, und in jedem Fall eine Auftragsbestätigung erstellt, ob an den Kunden verschickt oder nicht. Die Übernahme eines Auftrags in ein Projekt erfolgt im dritten Schritt. Idealerweise müssen nun nur noch die Mitarbeiter und Termine festgelegt werden. Die vierte Phase ist von der Abwicklung und Leistungserfassung geprägt, wobei Topix:5 durch die umfangreiche Informationssammlung seine Karten ausspielt. Im fünften Schritt wird der Ablauf kontrolliert, und den Abschluss bildet sechstens die Abrechnung entweder durch Umwandlung der Auftragsbestätigung in eine Rechnung oder durch Aufbereitung der gesammelten Einträg in der Leistungserfassung.

Topix:5 in den Kartenwelten

Kober-Kümmerly+Frey Media AG in Köln ist ein kartografischer Verlag, der sich auf Sonderanfertigungen für Industrie und Werbung spezialisiert hat. Geliefert werden komplette Printproduktionen aber auch Karten für den Onlinebereich oder für Illustrationen. In dem seit 30 Jahren bestehenden Verlag werden bis auf einen Windows-Server nur Power Mac G5 eingesetzt. Topix wird seit dem Jahr 2000 genutzt, heute mit acht festen Mitarbeitern an zehn Arbeitsplätzen. Christian Steffen, Prokurist und Key-Account-Manager, ist mit Topix:5 zufrieden: „Unsere Vorstellungen von einem optimalen Workflow unterscheiden sich nicht sehr von denen der Topix-Entwickler“, sagt er. „Meiner Einschätzung nach sind hier vornehmlich Leute aus der Praxis federführend, was in vielen gut durchdachten Funktionen im Alltag deutlich wird.“

Gerade beim Topix:5-basierten Projektmanagement lasse sich durch verbesserte Kommunikation Zeit und Geld sparen. Der Aufwand für die Zeiterfassung hält sich dabei in Grenzen. „Wesentlich ist die Definition des Leistungskatalogs, der nicht zu eng, aber auch nicht zu weit gefasst sein sollte.“ Steffen empfiehlt, den Leistungskatalog gemeinsam zu erarbeiten und alle Zeiten zu erfassen, nicht nur die kundenrelevanten. Sein Tipp zur Einführung von Topix:5: „Generell sukzessive und in kleineren Schritten. Wenn alle Mitarbeiter mit den Grundmodulen vertraut sind, ist der Schritt zum Projektmanagement einfach.“ Die Lizenzpolitik von Topix:5 hält er für gewöhnungsbedürftig, schätzt sie aber als konsequent nutzenorientiert. „Tatsächlich ist das Topix:5-Modulsystem günstiger als vermeintlich billigere Lösungen.“

Fazit

Von der einfachen Leistungserfassung bis zum Komplett-Controlling bietet die Projektverwaltung von Topix:5 alles, was Unternehmen zur erfolgreichen Abwicklung ihrer Aufgaben benötigen. Die Vorteile des Topix:5 Pakets sind nicht nur die Integrationstiefe sämtlicher relevanter Daten und die bei aller Vielfalt übersichtliche Oberfläche, sondern auch der mehrstufige Aufbau und die hohe Flexibilität, mit der sich das System anpassen lässt. Damit wird Topix:5 zur Standardsoftware, die branchenübergreifend in Unternehmen und Organisationen eingesetzt werden kann, von der Werbeagentur über das Beratungsbüro bis hin zum Handelsunternehmen.

Hinsichtlich Benutzerführung, Sicherheit, Administrierbarkeit und Backup lässt Topix:5 kaum Wünsche offen. Mit neuer Handy/PDA-Anbindung, TAPI-Schnittstelle zur Windows-Telefonanlagensteuerung, Intel-Mac-Kompatibilität, den Neuerungen in Auftragsabwicklung, Finanz- und Lohnbuchhaltung und der HBCI-Banking-Anbindung gibt es kaum eine Alternative im Mac-Sektor, die derart umfangreich ausgestattet ist. Unternehmer, die bei Standardsoftware bisher an SAP, Sage und Microsoft gedacht haben, können sich nun auch mit dem im Vergleich dazu wesentlich kostengünstigeren Topix:5 anfreunden.