Sie kennen das Problem: Die Arbeit im Team verteilt sich oftmals auf unzählige E-Mails mit langen Antwortketten und noch längeren Wartezeiten. Mehrere Bildentwürfe werden als Anhang mitgesendet oder gleich ganz vergessen. Das eigene Postfach schwillt immer weiter an – und ein Ende scheint nicht in Sicht.
Viele Softwareanbieter haben in der Vergangenheit versucht, die Vormacht der E-Mail für die teaminterne Kommunikation zu brechen. Manche Unternehmen setzen auf Facebook-Gruppen, andere organisieren sich gleich in mächtigen Projektmanagement-Werkzeugen. Slack versucht die E-Mail durch eine altbewährte und besonders im privaten Bereich bewährte Technik abzulösen: den Chat. Chaträume und -verbindungen sollen das E-Mail-Chaos ablösen. Ein zentraler Onlinespeicher ersetzt das Herumschicken lokaler Dateien. Und mit den richtigen Erweiterungen können Sie Slack Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen.
So funktioniert Slack
Die Grundstruktur von Slack ähnelt den klassischen Chatsystemen der Neunziger- und frühen 2000er-Jahre. Zu Beginn der Einrichtungen erstellen Sie ein Slack-Team. Das kann zum Beispiel eine Projektgruppe für einen Universitätskurs, eine Abteilung in einem Start-up oder auch die Koordinationsgruppe eines ehrenamtlichen Fußballvereins sein. Anschließend laden Sie Ihre Teammitglieder mithilfe ihrer E-Mail-Adresse ein.
Das Herz einer jeden Slack-Installation sind die verschiedenen Chaträume, auch Kanäle genannt. Diese können Sie und Ihre Teammitglieder individuell einrichten. Denkbar sind Kanäle zu konkreten Teilprojekten sowie zu anstehenden Events oder Projektmeilensteinen. Innerhalb der Kanäle tauschen sich dann alle Mitglieder gleichzeitig aus. Ergänzend zu den Chaträumen gibt es auch die Möglichkeit für Einzel- oder Gruppenchats.
Nicht jedes Thema muss mit dem gesamten Kollegenkreis besprochen werden. Ähnlich wie bei Twitter gibt es dazu die Direktnachrichten. Diese funktionieren wie Gruppenchats, allerdings nur für eingeladene Mitglieder. Besonders praktisch: Sie können auch Telefonate innerhalb dieser Einzelchats führen. Das spart manchmal noch mehr Zeit. Ganz besonders schön ist der Videochat, mit dem auch weit entfernte Teams zusammenkommen können. Für die ganz geheime Kommunikation können Sie aber auch verborgene Kanäle einrichten. Diese tauchen in keiner Liste auf: Nur Sie selbst können Mitglieder in diese Gruppenchats hinzufügen.
Slack kümmert sich aber nicht nur um die Kommunikation im Team, sondern auch um den Datenaustausch. Dazu können Sie Ihre Dokumente einfach per Drag-and-Drop in Kanälen und Direktnachrichten teilen. Eine Integration mit gängigen Projektwerkzeugen wie zum Beispiel dem Cloudspeicherdienst Dropbox oder der Online-Officesuite Google Docs ist ebenfalls möglich. Dadurch erhalten Sie Updates zum Austausch Ihrer Dokumente direkt in Slack.
Die Benachrichtigungen durch Slack-Integrationen sind besonders praktisch. Sie können zum Beispiel Benachrichtigungen aus Ihrem Google-Kalender in einen eigenen Slack-Kanal leiten, um alles auf einen Blick zu sammeln. Die Benachrichtigungen für Kanäle oder Direktnachrichten können Sie individuell anpassen. Somit können Sie genau einstellen, welche Themen und Verbindungen für Sie von Relevanz sind. Einen kompletten Pause-Modus für Benachrichtigungen gibt es ebenfalls. Damit schalten Sie die Slack-Benachrichtigungen komplett stumm.
Apps und Preise
Slack läuft auf einer Vielzahl von Geräten. Bei der Ausrichtung auf die Nutzung durch Teams ist das auch nötig. Neben kostenlosen Desktop-Anwendungen für den Mac, Windows-PCs und Linux-Systeme punktet vor allem der Webdienst. Mit diesem nutzen Sie Slack direkt im Browser und müssen keine weiteren Anwendungen installieren. Das umgeht mögliche technische Einschränkungen so mancher Arbeitsumgebung. Für die mobile Nutzung ist auf iPhone, iPad und Android durch eigene Apps ebenfalls gesorgt.
Slack ist in der Basisvariante komplett kostenfrei. Allerdings müssen Sie und Ihr Team dann mit einigen Einschränkungen leben. So beträgt zum Beispiel der Onlinespeicher für das gesamte Team „nur“ 5 Gigabyte. Außerdem können Sie nicht mehr als zehn Erweiterungen nutzen. Diese (und weitere Beschränkungen) lockern Sie mit der Standardlizenz. Für monatlich 7,50 Euro erhalten Sie weitere Funktionen und leiden unter weniger Begrenzungen. So können Sie etwa unendlich viele Erweiterungen für Slack nutzen und Gruppentelefonate führen. Jedes einzelne Teammitglied erhält außerdem einen eigenen Onlinespeicher mit 10 Gigabyte Kapazität. Wer den Speicher erneut verdoppeln möchte und einen umfangreichen Support benötigt, greift zur Pluslizenz. Mit 14,10 Euro pro Monat kostet diese Lizenz aber fast das Doppelte im Vergleich zur Standardlizenz. Bei beiden Möglichkeiten können Sie bei der Buchung eines Jahresvertrages allerdings Geld einsparen.
Für Anwendungsfälle jenseits kleiner Teams und Unternehmen bietet Slack eine eigene Enterprise-Lösung an. Dadurch können mehrere Teams innerhalb eines großen oder mittleren Unternehmens untereinander und miteinander arbeiten. So können Sie zum Beispiel auch einzelne Kanäle zwischen mehreren Teams benutzen, was in keiner der anderen Lizenzen möglich ist. Der Onlinespeicher erhöht sich außerdem auf 1 TB pro Nutzer. Weitere spezielle Funktionen für Großunternehmen gibt es mit dieser Lizenz ebenfalls. Zum Beispiel können Sie eigene Kanäle für interne Firmenankündigungen einrichten.
Der App Store in Slack
Neben den eingebauten Funktionen punktet Slack vor allem durch den eigenen App Store. Damit installieren Sie Erweiterungen, Integrationen und Bots. Der App Store sortiert sich ähnlich dem App Store für iPhone und iPad beziehungsweise den Mac innerhalb von Kategorien und Sammlungen. Anders als bei Apple werden diese Apps aber nicht ausgiebig geprüft, sondern eher umfangreich gesammelt. Dadurch bleibt ein Risiko bei der Installation, denn die Apps können meist umfangreich auf Ihre Slack-Teams, -Funktionen und die Infos von Teammitgliedern zugreifen. Prüfen Sie daher ganz genau, welche Zugriffsrechte die entsprechende App bei der Installation einfordert!
Die kostenlosen Erweiterungen können simple Apps für die Verwal-tung von To-do-Listen oder Umfragen
sein. Einige große Anbieter wie Google, Twitter oder Microsoft liefern eigene Erweiterungen für Slack. Mit der Erweiterung für Google Drive erstellen Sie zum Beispiel direkt in Slack neue Google-Dokumente. Die Twitter-Erweiterung verknüpft Twitter- und Slack-Konten. Und mit Todoist erstellen und verwalten Sie mithilfe von Slack Ihre Aufgabenlisten. Darüber hinaus gibt es auch einige praktische Bots, die zum Beispiel automatisiert an Geburtstage Ihrer Teammitglieder erinnern.
Die 4 besten App-Integrationen für Slack
Google Kalender: Dank der Google-Kalender-Integration bekommen Sie automatische Benachrichtigungen bei neuen Events oder Terminänderungen.
Trello: Mit der Trello-Integration erstellen Sie neue Aufgaben in Slack, die automatisch als Eintrag in der Aufgabenverwaltung Trello erscheinen.
Polly: Die Polly-App erstellt simple Umfragen direkt in Chaträumen und Direktnachrichten. Abstimmungen erledigen Sie damit direkt in Slack.
Birthdaybot: Der Birthdaybot sammelt die Geburtstage Ihrer Teammitglieder und erstellt automatische Glückwünsche in ausgewählten Chaträumen.
Wie Sie Slack am besten einsetzen
Slack lässt sich auf vielfältige Arten einsetzen und durch die verschiedenen Erweiterungen individuell anpassen. Das ist zugleich Fluch und Segen des Dienstes, denn gerade zu Beginn der Nutzung können die schieren Möglichkeiten überfordern. Aber in der Praxis und mit ein bisschen Einarbeitung können Sie Slack in verschiedenen Kontexten nutzen.
Zunächst natürlich in der klassischen Art und Weise als Projektwerkzeug innerhalb Ihres Unternehmens oder Teams. Dabei erstellen Sie für jeden Aufgabenbereich oder jede Abteilung einen eigenen Kanal und planen den Fortschritt Ihres Projekts. Mittels der Direktnachrichten können Sie sich untereinander austauschen. Doch Sie können Slack auch anders benutzen. Durch die Integration von verschiedenen anderen Verwaltungswerkzeugen wie Evernote, Todoist und Trello können Sie Slack auch als eine Art Meta-Anwendung für all diese Dienste benutzen. Dabei kombinieren Sie mehrere Dienste und Apps mithilfe einer einzige Slack-Integration. Jede Anwendung erhält dabei einen eigenen Kanal, von dem aus Sie diese Anwendungen mit neuen Inhalten füllen. Sämtliche Push-Nachrichten dieser Dienste können Sie ebenfalls zentral per Slack verwalten und steuern. Oder Sie setzen voll und ganz auf die umfangreiche Push-Verwaltung und nutzen Slack als Benachrichtigungszentrale. Damit bündeln Sie verschiedene Informationskanäle: Zum Beispiel können Sie so Nachrichten aus RSS-Feeds, Aktualisierungen von Twitter-Konten und Wetterberichte mithilfe von Slack-Bots in einer einzigen Slack-Installation kombinieren.
Alternativ können Sie Slack auch in komplett anderen Kontexten benutzen. Anstatt als Werkzeug für die Projektverwaltung zum Beispiel als Chat-Community für Ihren Blog oder Podcast.
Entwickler: Slack
Preise: siehe Tabelle
Web: www.slack.com
System: Browser, OS X 10.9, iOS 9.0
Fazit
Auch wenn durch Slack die gute alte E-Mail sicher noch immer nicht gänzlich totzukriegen ist, so erfüllt die Anwendung doch ihr eigentliches Ziel: Die Bündelung und Fokussierung von Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Die Aufteilung in Teams, Chat-Kanäle und Direktnachrichten ordnet vor allem die Struktur Ihrer Kommunikation.
Den Austausch von Dateien vereinfacht Slack ebenfalls. Verschachtelte E-Mail-Ketten und vergessene Anhänge sind damit nicht mehr nötig. Mit den verschiedenen Apps und Integrationen können Sie die Anwendung darüber hinaus erweitern. Besonders die Integration populärer Dienste wie Dropbox oder die verschiedenen Google-Dienste machen Slack zur Zentrale von Projekt-Meilensteinen und -Benachrichtigungen.
Das alles strukturiert und fokussiert die Arbeit in Teams. Als Sammelstelle für Push-Benachrichtigungen, zur Meta-Verwaltung der eigenen Organisation oder gar als Chat-Plattform für Ihre Community ist Slack ebenfalls eine sinnvolle Lösung.
Die gute alte E-Mail wird damit zwar nicht komplett obsolet. Doch Slack macht sie wieder zu dem, was sie mal war: ein simples Werkzeug zur textbasierten Kommunikation. Für komplexe Teamkommunikation war sie ohnehin nie geeignet.
Entwickler: Slack
Preise: siehe Tabelle
Web: www.slack.com
System: Browser, OS X 10.9, iOS 9.0
Die 4 besten App-Integrationen für Slack
Google Kalender: Dank der Google-Kalender-Integration bekommen Sie automatische Benachrichtigungen bei neuen Events oder Terminänderungen.
Trello: Mit der Trello-Integration erstellen Sie neue Aufgaben in Slack, die automatisch als Eintrag in der Aufgabenverwaltung Trello erscheinen.
Polly: Die Polly-App erstellt simple Umfragen direkt in Chaträumen und Direktnachrichten. Abstimmungen erledigen Sie damit direkt in Slack.
Birthdaybot: Der Birthdaybot sammelt die Geburtstage Ihrer Teammitglieder und erstellt automatische Glückwünsche in ausgewählten Chaträumen.
Workshop: So erstellen Sie ein Team in Slack
Slack am Mac, iPhone und iPad: Teamarbeit neu gedacht (Bild: Screenshot) Schritt 1:
Im ersten Schritt richten Sie sich selbst ein Slack-Konto ein. Dazu registrieren Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse, Ihrem Nutzernamen und Ihrem Passwort. Anschließend erstellen Sie ein Team.
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Leider funktionieren die Benachrichtigungen nur mangelhaft.
Ansonsten nicht schlecht.
Leider kassiert der Datenschutzbeauftragte das Ding irgendwann ein. Nervt zwar ist aber Realität: Solange alle Daten außerhalb der EU gespeichert und verarbeitet werden, kann man sich schnell bei den albern strengen EU-Datenschutzgesetzen in die Bredoullie bringen.