Keynote erklärt: Präsentieren wie einst Steve Jobs - so geht's

Keynote ist die Keimzelle der Produktivitätsanwendungen von Apple. Was viele nicht wissen: Das Präsentationsprogramm ist zwei Jahre älter als die Textverarbeitung Pages, mit der Keynote sich 2005 zu Apples erster iWork-Office-Suite „verbündete“. Daher ist die Versionsnummer von Keynote auch höher als die von Pages und die der Tabellenkalkulation Numbers: Aktuell ist Keynote 7.2, das auf macOS Sierra 10.12 läuft. Wie seine sonstigen Office-Anwendungen bietet Apple auch Keynote seit April 2017 zum kostenfreien Herunterladen an.

Bei der Vorstellung von Keynote im Januar 2003 stellte niemand Geringerer als Steve Jobs das Präsentationsprogramm als das Werkzeug vor, mit dem er seine eigenen Einführungsveranstaltungen, also seine Keynotes, begleiten würde. Inzwischen sei das Programm aber so gut geworden, dass man es auch verkaufen könne. So viel Exklusivität hatte seinen Preis: 99 US-Dollar kostete die erste öffentliche Version.

In Computerjahren gerechnet liegt die Vorstellung von Keynote „eine kleine Ewigkeit“ zurück. Geblieben ist jedoch die Vorlage mit dem charakteristischen von Schwarz nach Blau verlaufenden Hintergrund, der schon die Präsentationen von Steve Jobs auszeichnete. Und wer möchte nicht einmal eine Präsentation halten wie Steve Jobs? Mit Keynote bekommen Sie das nötige Werkzeug nunmehr kostenfrei an die Hand.

Bei den iWork-Anwendungen von Apple steht die einfache Anwendung im Fokus. Das gilt insbesondere für Keynote. Mit der Powerpoint-Alternative erstellen Sie professionell aussehende Präsentationen – selbst als Anfänger. Dazu müssen Sie sich lediglich auf die mitgelieferten Vorlagen einlassen, die Apple bei allen drei iWork-Apps mitliefert. Aber bei Keynote sind die Templates essenziell, denn die Vorlagen helfen Ihnen, sich auf Ihre Aussagen zu konzentrieren.

Folien und Vorlagen

Apple liefert einige Vorlagen bereits mit seinem Präsentationsprogramm mit – darunter auch den als „Verlauf“ bezeichneten Stapel, den Steve Jobs genutzt hat. Bevor Sie selbst in der Lage sind, Vorlagen für Keynote zu erstellen beziehungsweise bestehende Vorlagen anzupassen, machen Sie sich in den ersten Schritten mit dem enthaltenen „Inventar“ vertraut. Mit der Schaltfläche „Folie hinzufügen“ fügen Sie nicht einfach ein neue Folie hinzu, sondern Sie wählen aus, welche Folie Sie hinzufügen möchten. Vorbereitet sind Schautafeln mit Lückentexten für eine Überschrift oder mehreren Gliederungspunkten sowie grafischen Elementen und Platzhaltern für ein oder mehrere Bilder.

Im Hauptfenster ersetzen Sie die Ausfüllanleitungen mit Ihren eigenen Thesen und Aussagen sowie mit Ihren Aufnahmen. Je nach Verwendungszweck Ihrer Präsentation müssen Sie jedoch eventuell Nutzungsrechte für Bilder klären, die Sie in Ihrer Präsentation verwenden. Ein Download im PDF-Format kann bei gewerblichen Nutzern einer Veröffentlichung gleichkommen – und somit mit entsprechenden Bildlizenzen und eventuellen Honorarforderungen belegt sein!

Angenehm fällt auf, dass die von Apple mitgelieferten Vorlagen bereits auf das Wesentliche reduziert sind und zu sparsamen Gebrauch von Bildern und unterschiedlichen Schriften und Schriftgrößen anhalten.

Master und Objekte

Keynote trennt zwischen Form und Inhalt. Dadurch können Sie im Nachhinein das Aussehen der Präsentation ändern, indem Sie ein anderes Thema wählen oder die Masterfolien des gewählten Themas ändern. Keynote passt dann alle mit dem jeweiligen Master erstellten Folien automatisch an. Allerdings kann es passieren, dass nicht alle Rahmen weit genug aufgezogen sind. Hier lohnt sich ein kontrollierender Blick auf alle Folien.

Überdies lohnt sich ein Blick in die Voreinstellungen von Keynote. Denn dort legen Sie zahlreiche Programmeigenschaften fest, die Ihnen helfen, Ihre Präsentation zusammenzustellen und letztlich erfolgreich über die Bühne zu bringen. So können Sie ein iPhone oder ein iPad als Fernbedienung verwenden. Als Verlängerung des iPhone kann die Steuerung auch mithilfe einer Apple Watch erfolgen, wenn die Keynote-App auf dem iPhone und mit der Watch-App am iPhone auf die Uhr übertragen wird. Die Uhr vibriert zur Bestätigung des Folienwechsels. Und damit Sie es im Lampenfieber nicht verschwitzen: Ein längeres Drücken auf die Uhr gibt die Schaltfläche zum Zurückblättern frei. Am iPhone wischen Sie lediglich in die gewünschte Richtung.

Moderator-Monitor

Eine weitere Besonderheit von Keynote ist der sogenannte Moderator-Monitor, mit dem Sie als Präsentator durch die Veranstaltung führen. Dabei handelt es sich um eine besondere Ansicht, die die jeweils aktuelle und die nächste Folie zeigt. Zudem können Sie sich wahlweise die Uhrzeit oder einen Countdown anzeigen lassen sowie Ihre Moderatornotizen einblenden – das ist ein Textfeld für Notizen rund um Ihre Präsentation. Zu jeder Folie können Sie sich somit eigene Stichworte zurechtlegen – also etwa den Witz, den Sie immer schon mal an geeigneter Stelle anbringen wollten.

Keynote wechselt automatisch in den Moderator-Monitor, wenn die Präsentation auf einem externen Bildschirm, Beamer oder einem Apple TV ausgegeben werden soll. Ein Tipp für dieses Szenario: Machen Sie sich vertraut mit dem Kontrollfeld „Bildschirme“ in den Systemeinstellungen. Wählen Sie dort unbedingt den Eintrag „Sync-Optionen bei Verfügbarkeit in der Menüleiste anzeigen“. Denn wenn die Präsentation starten soll, dann werden Sie an alles mögliche denken – nur nicht an die Systemeinstellungen.

Im Menü zum AirPlay-Monitor wählen Sie, welcher Monitor-Inhalt auf welchem Display wiedergegeben werden soll. Da es passieren kann, dass Sie den Inhalt Ihres Monitors auf der großen Leinwand wiedergeben, beenden Sie selbstverständlich nicht benötigte Programme vor der Präsentation. Bei Browserfenstern schließen Sie auch alle Tab-Ansichten, denn Sie möchten nicht, dass Ihr Publikum von denen von Ihnen besuchten Webseiten überrascht wird. Denn Browser wie Chrome und Safari öffnen beim Start alle zuletzt besuchten Webseiten – das kann dauern.

Eine weitere potenzielle Störung geht von den Mitteilungen aus, wobei macOS bereits werksseitig Mitteilungen auf Projektoren und Apple TV unterdrückt. Gehen Sie jedoch auf Nummer sicher und aktivieren Sie „Bitte nicht stören“ – auch auf dem iPhone. Der Flugmodus wäre natürlich ein Gebot der Höflichkeit, aber dann können Sie das iPhone nicht als Fernbedienung nutzen.

Sonderfälle und Effekte

Am Einsatz von Effekten für den Übergang der Präsentationsfolien scheiden sich die Geister. Die einen kombinieren gleich mehrere Effekte gleichzeitig, andere halten dies für pure Ablenkung. Generell gilt: Wenn sich Ihr Publikum an die Inhalte und nicht die Effekte erinnern soll, gehen Sie lieber sparsam damit um.

Ein Sonderfall sind selbst ablaufende Präsentationen zum Beispiel für Messen, den Empfangsbereich oder im Kundenkontakt. Mit Keynote können Sie sogenannte Kiosksysteme erstellen. In der Präsentation können Sie festlegen, dass Keynote in Endlosschleife laufen soll. Ergänzend verhindert die Programmeinstellung mittels Passwort ein Beenden durch den Anwender. Überdies können Sie einen Sprechertext aufnehmen, der während der Präsentation wiedergegeben werden soll. Die Schaltfläche „Vorführen“ lässt Sie entsprechend wählen, ob eine Aufzeichnung abgespielt werden soll.

Workshop: So erstellen Sie eine Präsentation in Keynote

Workshop: So starten Sie eine Keynote-Live-Präsentation