Kaufmännische Software für Mac und iPhone: Spezialisten für die betriebliche Verwaltung

Wer träumt nicht davon, sich selbständig zu machen und mit einer guten Idee sein eigener Chef zu werden. Die Praxis zeigt jedoch, dass gute Ideen alleine nicht ausreichen. Neben der Überschätzung der eigenen fachlichen Fähigkeiten oder der falschen Marktanalyse gehören fehlende kaufmännische und steuerliche Kenntnisse zu den häufigsten Gründen, warum junge Unternehmer scheitern. Denn als Unternehmensführer sieht man sich auf einmal mit vielen administrativen Aufgaben konfrontiert, mit denen man bisher keine oder zumindest wenige Berührungspunkte hatte. Dazu gehören klassische Tätigkeiten wie Artikelverwaltung, Rechnungsschreibung oder Mahnwesen ebenso wie ordnungsgemäße Abrechnungen von Reisekosten oder sonstigen Spesen für die Steuererklärung.

Kaufmännische Software für Mac und iPhone: Nutzen einer Fakturierung

Der Begriff Fakturierung stammt von factura (die Rechnung) und bezeichnet einen Vorgang im Rechnungswesen, bei dem man seinen Kunden eine Rechnung über geplante oder erfolgte Lieferungen oder Leistungen erstellt. In der Regel erledigt eine Fakturierung auch gleich die Buchung der einzelnen Geschäftsvorfälle auf den hierzu passenden Konten wie Forderungen, Kasse oder Umsatzerlöse. Darüber hinaus sorgt die Fakturierung dafür, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Inhalte auf einer Rechnung erscheinen. Dazu gehören unter anderem Angaben über die erbrachten Leistungen, Namen und Anschriften, Umsatzsteuerbeträge, Steuernummer oder Zahlungsbedingungen. Vor einer Rechnung wird üblicherweise jedoch zunächst ein Angebot erstellt. Hierfür werden aus der Kunden- und Artikelverwaltung die Adressen und Waren miteinander verknüpft. Die Angebote kann man in verschiedenen Formaten ausdrucken oder unmittelbar per E-Mail verschicken. Wichtig ist, dass man von jedem Prozessschritt aus die Belegkette nachvollziehen kann. Am Ende des Tages muss die Fakturierung Antworten auf Fragen liefern, welche Kunden etwas gekauft haben, ob diese schon bezahlt haben, welche Aufträge gerade anstehen und wie die aktuelle Finanzlage ist.

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Kaufmännische Software für Mac und iPhone: Die Tücken der Reisekosten

Unter Reisekosten versteht der deutsche Gesetzgeber alle Aufwendungen wie Fahrtkosten oder Übernachtungskosten, die unmittelbar im Zusammenhang mit einer Reise stehen. Dabei hängt die steuerliche Bewertung davon ab, ob eine Reise dienstlich veranlasst ist. Sofern eine Reise dienstlich erforderlich war, gelten Reisekosten bei Selbständigen als Betriebsausgaben und bei Arbeitnehmern als Werbungskosten. Die Tücken liegen jedoch im Detail, da der Gesetzgeber nahezu jedes Jahr die Spielregeln verändert. Eine Hotelrechnung muss zum Beispiel angeben, ob das Frühstück im Preis enthalten war. Und die Anrechnung von Verpflegungsmehraufwänden hängt von Reisedauer und Reiseziel ab. Diese steuerlichen Feinheiten führen letzten Endes dazu, dass in der Praxis vieles falsch gemacht wird.

Kaufmännische Software für Mac und iPhone: Das Führen von Fahrtenbüchern

Die Führung eines Fahrtenbuchs ist eine Voraussetzung zur ordnungsgemäßen Abrechnung von Reisekosten. Es dokumentiert die mit einem Fahrzeug zurückgelegten Fahrtstrecken und den Anlass der Fahrt. Beispielsweise kann mit dem Fahrtenbuch beim Finanzamt der tatsächliche Anteil der privaten Nutzung schlüssig nachgewiesen werden. Elektronische Fahrtenbücher werden allerdings nur anerkannt, wenn aus Ihnen grundsätzlich dieselben Erkenntnisse wie aus papierhaft geführten Fahrtenbüchern zu gewinnen sind. Dazu gehören die inhaltlichen Anforderungen wie Datum oder Kilometerstand, aber auch formale Bedingungen wie fortlaufende und zeitgerechte Aufzeichnung im Veranlagungszeitraum.

Praktische Fakturierungen

Die Nutzung einer Fakturierung erfordert keine allzu hohen Ansprüche an die technische Ausstattung. Ein einigermaßen aktueller Mac mit OS X Yosemite oder OS X El Capitan und genügend freiem Festplattenspeicher ist völlig ausreichend. Wichtig ist, dass die Daten archiviert werden müssen. Um eine Backup-Strategie kommst du also nicht herum.

01 Azuro Office 5

Azuro Office ist eine Rechnungs- und Agentursoftware mit Adressen- und Projektverwaltung. Das Programm eignet sich für Existenzgründer, Selbständige und kleinere Unternehmen bzw. Agenturen. Die neue Version legt sehr viel Wert auf Statistiken und Charts zur Optimierung des betrieblichen Controllings. Dies beginnt beim Dashboard, das alle wichtigen Informationen des Tages wie Projekte oder Aufgaben auf einen Blick anzeigt. Die Jahresstatistik zeigt übersichtlich, welche Artikel laufen oder Ladenhüter sind. Im Projektmodul kann man jedes Projekt mit Sollvorgaben planen und mit der Zeiterfassung alle Ist-Zeiten eintragen. Per Mausklick kann man dann ein Projekt automatisch abrechnen, wahlweise nach einzelnen Milestones oder Arbeiten. Das Programm lässt sich schnell erlernen und zeichnet sich durch eine dezent gestaltete Benutzeroberfläche aus.

Version: 5.3
Hersteller: tgmedia Thomas Giesinger
Preis: kostenlose Testversion verfügbar, Einzelplatzversion 195 Euro zzgl. Mehrwertsteuer, weitere Details siehe Website
Sprache: Deutsch
Web: www.azuro-office.de
Testversion: ja
System: ab OS X 10.7

02 DerCreative 2016

DerCreative ist eine Agentursoftware mit Buchhaltung und Online-Banking sowie allen erforderlichen Funktionen für die Auftragsverwaltung einschließlich Rechnungen, Mahnungen oder Gutschriften. Ausgangspunkt ist die Zentrale, die anstehende Jobs, Aufgaben und Termine anzeigt. Von dort verzweigt man in das Business Cockpit, um anhand von zahlreichen Auswertungen schnell geschäftliche Entscheidungen fällen zu können. In der Auftragsverwaltung ordnet man nicht nur Bestellungen, sondern definiert zu erledigende Aufgaben, die man seinen Mitarbeitern zuweist. Abrechnungen erfolgen in Teilrechnungen, Abschlagsrechnungen oder komplett. Faktura, Kundenverwaltung und Buchhaltung greifen nahtlos ineinander. Das Programm weist kaum Medienbrüche auf, weil man mit dem Online-Banking-Modul nicht nur Kontoinformationen abholt, sondern auch Zahlungsverkehr tätigt.

Version: 2016-21
Hersteller: msuBerlin
Preis: 399,99 Euro
Sprache: Deutsch
Web: www.msu.de
Testversion: ja
System: ab OS X 10.7.5

03 MonKey Office

Bereits seit 2001 entwickelt der Hersteller kaufmännische Software für Freiberufler, Selbständige und kleinere Unternehmen. Die Complete-Version setzt sich aus der kostenlosen Basisversion mit Grundfunktionen wie einem Kassenbuch sowie den kostenpflichtigen Modulen für das Rechnungswesen und die Finanzbuchhaltung zusammen. Mit dem Modul Rechnungswesen erhält man eine umfangreiche Auftragsbearbeitung für das Bestellen, Anbieten, Liefern und Abrechnen von Artikeln oder Leistungen. Die Finanzbuchhaltung enthält unter anderem Schnittstellen zu DATEV oder ELSTER. Beide Module arbeiten optimal zusammen, so dass keine zeitraubenden Mehrfachbearbeitungen erforderlich werden. Kontoumsätze können aus externen Online-Banking-Programmen importiert werden. Das Programm zeichnet sich durch eine hervorragend strukturierte Benutzeroberfläche aus.

Version: 13.1.0
Hersteller: ProSaldo
Preis: 320,11 Euro
Sprache: Deutsch
Web: www.monkey-office.de
Testversion: ja
System: ab OS X 10.8

Reisekostenabrechnungen

Reisekostenabrechnung sind ähnlich genügsame Anwendungen wie Fakturierungen. Für Ausdrucke sollte man einen Laserdrucker verwenden. Datensicherungen erfolgen ebenfalls sinnvollerweise auf einem externen NAS. Erfreulicherweise bieten nahezu alle Hersteller Testversionen an, damit man sich vor dem Kauf einen Eindruck verschaffen kann.

01 INtex Reisekosten

INtex Reisekosten ist eine Reisekostenabrechnung für Inlands- und Auslandsreisen nach Pauschalen und Belegen. Die Zahl der Reisenden und abzurechnenden Reisen sowie der Pauschalsätze ist unbegrenzt. Es werden hierbei alle steuerrechtlichen Vorgaben und aktuelle Pauschalsatztabellen berücksichtigt. Bewirtungsspesen, Kürzungen, Vorsteuerausweise und Reiseplanung sind integriert. Das Programm beachtet auch die seit 2014 geltenden neuen rechtlichen Vorgaben zur Berechnung der Verpflegungspauschalen. Praktisch: Das Programm ist in der L-Lizenz für 79 Euro auch für das iPad erhältlich, zudem ist die Anwendung auf bis zu fünf Geräten und auf Windows-Rechnern installierbar. Typisch für INtex-Software ist die Touch-Tauglichkeit, d.h. Schalter oder Navigationselemente sind so groß ausgelegt, dass man sie mit einem Finger auf einen Touchscreen bedienen kann. Darüber hinaus verfolgen alle INtex-Anwendungen das Konzept vergleichbarer Benutzeroberflächen, so dass man sich relativ schnell in eine neue Anwendung einarbeiten kann, wenn man bereits eine andere Anwendung im Einsatz hat. Zielgruppe des Programms sind Geschäftsreisende, Vertreter, Außendienstler oder Vielfahrer.

Version: 2016
Hersteller: INtex Publishing
Preis: 79 Euro
Sprache: Deutsch
Web: www.intex-publishing.de
Testversion: ja
System: ab OS X 10.7

02 MonKey Reisekosten 2016

Das netzwerk- und mandantenfähige MonKey Reisekosten ermöglicht das Erfassen von ein- und mehrtägigen In- und Auslandsreisen einschließlich aller Belege, das Einbinden von Einträgen aus dem Fahrtenbuch sowie das Festlegen von Optionen für Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen. Das Programm generiert daraus einen Reisebericht, der alle für die Abrechnung notwendigen Angaben enthält. Auf Wunsch kann man die vorkontierten Belege als Buchungsliste für das hauseigene MonKey Office oder eine andere Buchhaltungssoftware exportieren. Das Programm ist in Deutschland und Österreich einsetzbar. Reisen werden unabhängig von den Fahrten im Fahrtenbuch erfasst; eine erfasste Reise muss also nicht zwingend als Fahrt im Fahrtenbucht dokumentiert sein. Das gilt auch umgekehrt. Eine erfasste Fahrt stellt noch keine Reise dar. Man kann beliebig viele Zwischenziele eingeben, eine Routenanzeige ist per Google-Maps möglich. MonKey Reisekosten ist eine leistungsfähige und einfach zu bedienende Anwendung für die Reisekostenabrechnung. Das Programm ergänzt sich nicht nur auf Grund der identischen Benutzeroberfläche, sondern auch durch die Schnittstellenkonzeption ideal mit Monkey Office aus dem gleichen Hause.

Version: 6.0.3
Hersteller: ProSaldo
Preis: 53,55 Euro
Sprache: Deutsch
Web: www.monkey-office.de
Testversion: ja
System: ab OS X 10.7

Nützliche Fahrtenbücher

Die Führung eines Fahrtenbuchs erfordert in jedem Fall die Nutzung eines aktuellen iPhone mit GPS-Unterstützung. Die Nutzung erweist sich als relativ komfortabel, wenn man die iOS-App zumindest in Teilen über die Apple Watch steuern kann, beispielsweise zum Starten und Stoppen von Aufzeichnungen.

01 Fahrtenbuch

Die iOS-App bietet volles GPS-Tracking, damit man mit wenigen Mausklicks die Fahrt aufzeichnen kann. Den Fahrtgrund kann man sofort oder auch später eintragen, wahlweise als freien Text oder aus der Favoritenliste. Die aufgezeichneten Daten lassen sich unter anderem via iCloud, Dropbox, iTunes Dateifreigabe oder Google-Kalender exportieren. Alternativ kann man die Daten über Schnittstellen in verschiedene Desktop-Fahrtenbücher wie INtex Fahrtenbuch, MonKey Reisekosten oder Mac-HaBu importieren. Das Programm verfügt auch über eine Anbindung an die Apple Watch. Mit zwei Klicks startet oder stoppt man Fahrten direkt am Handgelenk. Das ist immer dann nützlich, wenn man sein iPhone während der Fahrt in der Mittelkonsole oder im Handschuhfach verstaut. Als ideale Ergänzung zur iOS-App erweist sich Fahrtenbuch Maps für OS X. Diese Anwendung zeigt am Mac alle Fahrten aus dem iCloud- oder Dropbox-Backup inklusive Routenaufzeichnung an. Mit der Freigabe im iOS-Fahrtenbuch werden die Daten auch direkt vom iPhone eingelesen. Das Fahrtenbuch kann man als PDF-Dokument ausdrucken oder als XLS-/CSV-Datei exportieren. Der integrierte Suchfilter grenzt hierbei in beliebiger Weise die Fahrten ein.

Version: 6.7.1
Hersteller: MacXperience
Preis: 5,99 Euro
Sprache: Deutsch
Web: www.macxperience.de
Testversion: ja
System: ab iOS 6.1

02 WISO Fahrtenbuch

Das WISO Fahrtenbuch ist eine schlanke und einfach zu bedienende Fahrtenbuch-App mit GPS-Unterstützung für das iPhone. Die Anwendung schreibt Daten wie Startort, Zielort, Startzeit, Ankunftszeit, Dauer, Kilometerstand am Anfang und am Ende, Entfernung oder die geschäftliche bzw. private Nutzung mit. Adressen und Ziele kann man aus dem iPhone-Adressbuch übernehmen. Die Kartenanzeige erlaubt die Auswahl zwischen der Karten-, Satelliten- oder Hybridansicht. Durch Verschieben des Fadenkreuzes in der Kartenanzeige kann man eine vorgeschlagene GPS-Position korrigieren oder das Ziel manuell bestimmen. Nachträgliche Änderungen an abgeschlossenen Fahrten werden mit Datum und Uhrzeit protokolliert, was den Anforderungen des Finanzamts an Aufzeichnungen genügen sollte. Praktisch ist auch das integrierte Ausgabenmodul für die Protokollierung von Tankbelegen, Parkgebühren, Reparaturen oder sonstigen Ausgaben. Das Programm exportiert die Daten wahlweise als PDF-Dokument, als CSV-Datei, als Kalender für iCal oder in die Desktop-Software INtex-Fahrtenbuch. Die Fahrtenbuch-Datenbank wird regelmäßig gesichert. Die Datenbank kann man somit auch zwischen verschiedenen iOS-Geräten austauschen.

Version: 2.1.1
Hersteller: Buhl Data Service
Preis: 3,99 Euro
Sprache: Deutsch
Web: www.buhl.de
Testversion: ja
System: ab iOS 6.1

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conny-derbuchhalter | 30.05.2016 - 19:24 Uhr

Azuro office für 35.00 euro ?! - kleiner tipp fehler, oder?

Stefan Molz | 30.05.2016 - 20:06 Uhr

Ein Fehler in der Matrix, haben wir umgehend korrigiert. Danke für den Hinweis!

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