Wichtigster Grund für die Nutzung einer Cloud-Office-Anwendung ist die gute Unterstützung von Arbeitsgruppen. Statt eine Exceldatei an zehn Kollegen zu mailen (und zehn Dateiversionen zurückzuerhalten), veröffentlicht man eine Tabellendatei und alle Kollegen können Einträge oder Korrekturen vornehmen. Für eine Freigabe muss keiner der Kollegen einen Account beim Cloud-Anbieter besitzen, auf Wunsch kann man ein Dokument auch nur zur Ansicht freigeben. Das ist etwa bei der Veröffentlichung über Facebook und Twitter sinnvoll. Apple bietet hier relativ wenig Optionen, Google und Microsoft deutlich mehr Einstellungsmöglichkeiten.
Für den Fall, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, ist eine Anmeldung aber sinnvoller. Nur dann ist bei den Lösungen die Verfolgung von Änderungen und das Kommunizieren mit dem Bearbeiter möglich. Fast schon Standard bei Cloud-Diensten ist die Versionierung der Dateien. Bei allen drei Lösungen kann man alte Dokumentversionen aufrufen und so ein versehentlich gelöschtes Dokument wiederherstellen oder Eingabefehler korrigieren.
Das Konzept des Web-Office bringt grundsätzliche Einschränkungen, etwa bei Makros und Plug-ins. Grenzen bestehen auch beim Umgang mit Bilddateien. So kann man bei Google Docs große JPEG-Bilddateien in ein Dokument einfügen, diese werden allerdings automatisch in der Dateigröße reduziert. Will man das Dokument später ausdrucken, kann dies für mäßige Druckqualität sorgen. Bei Office Online und iCloud passiert dies nicht, allerdings ist bei Pages die Dateigröße auf 10 MB beschränkt. Bei Microsoft liegt die Grenze etwas höher, genauere Angaben macht Redmond nicht.
Probleme mit größeren Dokumenten treten in Maßen auf. Das Laden eines Dokumentes mit über hundert Seiten und Fußnoten dauert bei allen Anbietern einige Sekunden, besonders schnell gelingt dies in unserem Test der Online-Version von Word Online. Mehr Probleme haben alle Anwendungen mit umfangreichen Excel-Dokumenten, wie bereits berichtet.
Googles Programmpaket bietet als einzige Websuite Offline-Unterstützung. Auch bei einer Reise kann man so unbesorgt an seinen Tabellen und Präsentationen arbeiten. Dazu muss man allerdings die App Google Drive auf dem Mac installieren und Google Chrome als Browser verwenden. Im Prinzip werden dabei die Dokumente automatisch mit der Online-Version abgeglichen und nach dem Verlust der Online-Verbindung automatisch wieder abgeglichen. Unterstützt werden außerdem nur die Eigenformate von Google Docs. Dieser Offline-Modus kann auch mit den iOS-Versionen der Google Apps aktiviert werden – hier aktiviert man einfach die Option „Offline speichern“. Im Prinzip ist dies aber nicht anders, als würde man die iOS-Versionen von iWord und Microsoft Office verwenden. Auch diese Apps synchronisieren sich schließlich auf Wunsch automatisch mit iCloud und One Drive.
Allerdings ist es wohl nicht jedermanns Sache, Google seine Dateien anzuvertrauen. Ist doch die Datensammelwut des Internetgiganten so manchem Anwender etwas suspekt. Aber auch Microsoft und Apple nutzen Server in den USA. Völligen Schutz vor dem Zugriff staatlicher Behörden sollte man deshalb bei keinem der Anbieter erwarten.
Büroanwendern bieten die drei Online-Pakete eine echte Alternative zur Office-Suite. Das Microsoft-Paket drängt sich geradezu als kostenlose Alternative zum teuren Desktop-Paket auf, die vielen Einschränkungen im Vergleich zur Desktopversion sind jedoch enttäuschend. Einen ausgereiften Eindruck macht das sachliche Google-Paket, das seine Stärken aber vor allem in Unternehmen und unter Android ausspielt. Heimanwendern bringt das ausgefeilte Gruppen-Management schließlich wenig. iWork für iCloud würden wir vor allem Heimanwendern empfehlen, etwa als Ergänzung zu iWork auf dem iPhone oder iPad.
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