Die günstige Filemaker-Alternative: So funktioniert die Datenbank-App Ninox

Es gibt viele gute Gründe dafür, eine Datenbank anzulegen. Egal, ob Sie Ihre Filmsammlung verwalten wollen, eine Inventarliste erstellen oder als Verein eine Mitgliederkartei führen – viele Datenbanksysteme sind zu komplex für solche einfachen Verwaltungsaufgabe. Ninox bietet daher eine einfache Alternative, die Sie an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können. Gleichzeitig sorgt das Programm aus deutscher Feder dafür, dass Sie auch umfangreiche Aufgaben wie die Rechnungsstellung, die Verwaltung Ihrer Kundendatenbank oder das Sammeln von Kochrezepten samt Zutatenberechnung meistern können.

Das Berliner Unternehmen Ninox Software setzt bei der Datenbank-App vor allem auf eines: die einfache Bedienbarkeit. Dies spiegelt sich bereits in den unterstützten Geräten wider. Im Gegensatz zu den meisten anderen Datenbanklösungen muss Ninox nämlich nicht zwingend auf dem Mac laufen, sondern lässt sich auch bequem unterwegs auf dem iPhone und iPad nutzen.

Synchronisation nur im Abo

Daneben besteht die Möglichkeit, ein spezielles Cloud-Abonnement für maximalen Komfort abzuschließen. Dieses synchronisiert die Datenbank in Echtzeit via Apples Online-Speicherlösung iCloud, sodass alle Mitglieder eines Teams stets auf demselben Stand sind und stets auf die aktuellen Daten zugreifen. Außerdem ermöglicht das Abo, dass Sie die Datenbank auch via Webbrowser aufrufen können. Dadurch erweitert sich Nutzergruppe nochmals dramatisch, da so auch Android-, Windows- und sogar Linux- und Chrome-OS-Nutzer im Browser Zugriff auf die Datensätze erhalten.

Allerdings fordert dieser Komfort seinen Preis. So schlägt das monatlich kündbare Abonnement mit einem Preis von 8,99 Euro zu Buche, während sich beim Abschluss eines Jahresabos für 99,99 Euro etwas Geld sparen lässt. Gleichzeitig sei angemerkt, dass mit dem Abonnement ein Cloudspeicher von 2 GB pro Nutzer enthalten ist und zusätzlich ein Premium-Support zur Verfügung steht, der Neulingen  nicht nur mit Rat, sondern auch Tat zur Seite steht. Als Cloud-Abonnent kann man nämlich Trainings erhalten, die dabei helfen wollen, Ninox besser zu nutzen. Alternativ zur Cloud-Lösung geben Ihnen die Entwickler mit der kostenfreien Anwendung „Ninox Pro“ die Möglichkeit, einen eigenen Datenbankserver für ein Netzwerk aufzusetzen. Jedoch werden hierbei entsprechende Netzwerkkenntnisse vorausgesetzt.

Am besten am Mac

Die anwenderfreundlichste Version finden Sie im Mac App Store. Zwar ist diese mit rund 40 Euro nicht die günstigste Variante, aber sie bietet dafür auch den größten Gegenwert. Vom Erstellen einer neuen Datenbank bis hin zur Anpassung einzelner Datenfelder macht es Ihnen die Mac-Version die Arbeit am einfachsten. Vor allem, wenn die Datenfelder komplexer werden und Sie mit Formeln sowie Verknüpfungen zwischen Tabellen arbeiten, werden Sie die Displaygröße und die Maus-/Tastatur-Bedienung Ihres Mac-Computers zu schätzen wissen.

In den meisten Anwendungsszenarien werden Sie nicht ohne spezielle Formeln auskommen. Auch hierbei gab man sich größte Mühe, um den Spagat zwischen Einfachheit und Funktionsumfang zu schaffen. Dazu geben Ihnen die Entwickler die Möglichkeit, Formeln auf visuelle Art zu erstellen, sodass sich bestehende Fehler in die Berechnungen einbeziehen lassen, ohne dass Sie sich die korrekten Bezeichnungen merken müssen.

Außerdem bietet Ninox vorgefertigte Rechen-, Logik- sowie Text-/Datums-Komponenten an, aus denen sich per Drag-and-Drop schnell komplexe Formeln kreieren lassen. Diese reichen von Altersberechnungen in Kunden- beziehungsweise Mitgliederdatenbanken über Formatierungen und Vergleiche bis hin zu logischen Verknüpfungen. Letztere ermöglichen beispielsweise bei Auswahlfeldern oder im Rahmen von Berechnungen, Geburtstage rot zu markieren. Übrigens lassen sich die Berechnungen im selben Format wie etwa in den Tabellenkalkulationen Excel und Numbers eingeben.

Filter, Diagramme und andere Funktionen

Ninox ist mit allerlei nützlichen Bordmitteln ausgestattet. Neben Anpassungsmöglichkeiten der Tabellenansicht, die wir Ihnen im Rahmen eines Workshops vorstellen, stehen auch Filter, Diagramme und optische Gestaltungselemente zur Verfügung, die eine bessere Übersicht über Ihre Daten zu gewährleisten wollen.

Ein mächtiges Werkzeug ist die besonders Filtermöglichkeit. Diese ermöglicht Ihnen eine weitere Ansicht, die nur bestimmte Daten anzeigt. Mithilfe des Filter-Symbols können Sie etwa in einem Feld nach bestimmten Ausdrücken suchen. Daneben besteht auch die Möglichkeit, nach einer Auswahlmöglichkeiten eines angelegten Auswahlfelds zu filtern — auch mehrere Filtereingaben sind möglich.

Daneben kann die Datenbank-Applikation automatisch Diagramme aus numerischen Spalten und Zeilen generieren. Dabei stehen natürlich verschiedene Diagrammarten zur Auswahl: Säulen-, Linien-, Kreis-, Ring-, Polar-, Radar- und Blasendiagramme warten auf ihren Einsatz. Kurzfristig lassen sich hier auch zusätzliche Spalten einblenden. Als besonderes Extra ist es sogar möglich, die Diagramme als Grafik auf dem Mac zu sichern.

Doch nicht erst bei der Auswertung unterstützt Sie Ninox. Schon beim Anlegen einer Datenbank können Sie Zeit einsparen. Die Entwickler haben zwölf Vorlagen vorbereitet, die Ihnen einen schnellen Start ermöglichen. Die Bandbreite reicht hier von „Kontakten“ und der Organisation von Meetings und Veranstaltungen über Rechnungen und Warenwirtschaftstabellen bis hin zu To-Do-Listen und der Verwaltung von Zeiterfassungsdaten Ihrer Angestellten.

Auch wenn Sie sich für keine der Vorlagen entscheiden und eine leere Datenbank erstellen, können Sie von Anfang an für die Übersicht sorgen. Denn während Sie Datenfelder erstellen, besteht die Möglichkeit, mit Gestaltungselementen zu arbeiten. Sie können Abschnitte mit Überschriften einteilen, Platzhalter positionieren oder für einen Zeilenumbruch sorgen, wodurch sich die Aufteilung der Datenfelder in der Eingabemaske besser gestalten lässt. Darüber hinaus kann der Karteireiter die Daten in verschiedene Einzelbereiche einteilen. Im Falle einer Mitgliederkartei lässt sich damit ein Reiter für Stammdaten, einer weiterer für Kontaktdaten sowie eine dritter mit Mitgliedsdaten erstellen. Dies gibt Ihnen auch bei anderer Verwendung deutlich mehr Übersicht im Gegensatz zur Ansicht auf nur einer Seite.

Fazit

Abschließend lässt sich eine klare Empfehlung für die Datenbank-App Ninox aussprechen. Selten wird Ihnen ein ähnlich beeindruckendes Werkzeug für das Erstellen, Gestalten und Auswerten von komplexen Datensätzen geboten. Im Hinblick auf das Preis-Leistungsverhältnis werden Sie nur schwer eine bessere Alternative im Datenbanken-Bereich finden.

Workshop: So erstellen Sie Ihre eigene Datenbank mit Ninox

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