Gratis Office: Google Docs als Alternative zu iWork und MS Office - so geht's!

Office-Anwendungen gehören zu den Klassikern unter den Computerprogrammen, denn schon auf den ersten PCs fand sich meist eine Textverarbeitung. Da wirkt es für manche immer noch erstaunlich, dass Google seit Jahren behauptet, für Texte, Tabellen und Präsentationen benötige man doch gar kein Programm, sondern solche Dokumente ließen sich prima im Browser bearbeiten. Tatsächlich ist diese Idee schon recht alt und konnte anfangs nur bedingt überzeugen, aber man muss Google schon lassen, dass die Office-Alternative mittlerweile prima funktioniert und auch funktional einem echten Programm kaum nachsteht.

Damit das Konzept funktioniert, ist es mit einem Cloud-Dienst verknüpft, der die Dokumente online speichert und von überall her verfügbar macht. Genau das ist – neben der Bedienung im Browser – für viele wohl das Hauptargument gegen Googles Office-Angebot, denn wichtige Dokumente wie Geschäftsbriefe oder Diplomarbeiten möchten viele lokal bei sich auf dem Rechner und nicht irgendwo in der Cloud speichern, weil sie fürchten, dass auch andere so an die Inhalte gelangen könnten.

Google Account

Voraussetzung für die Nutzung von Texten, Tabellen und Präsentationen ist zunächst einmal ein Google-Account, der Zugriff auf diverse Google-Angebote regelt. Zunächst einmal ist damit Cloud-Speicherplatz verknüpft, von dem es bereits in der kostenlosen Variante 15 Gigabyte und damit deutlich mehr als bei Apples iCloud gibt. Der Cloud-Speicher hört auf den Namen Google Drive, und auf Wunsch sorgt ein Mac-Programm für den Abgleich mit einem lokalen Ordner auf dem Rechner. Zu den weiteren Angeboten gehören ein Mail-Account sowie Termine, Adressen und etliches mehr, denn über diesen Cloud-Dienst gleichen auch Android-Telefone ihre Daten untereinander und mit dem Rechner ab. Da viele Mac-Programme wie der Mail-Client, Termine oder die Notizen auch auf Google-Server zugreifen können, ist die Verknüpfung mit dem Mac oder iOS-Geräten kein großes Problem.

Natürlich kann ein Google-Account noch wesentlich mehr, denn schließlich ist er für Android-Benutzer das Gegenstück zu iCloud für Apple-Besitzer. So bietet er beispielsweise unbegrenzten Speicherplatz für Fotos und Videos, solange man gewisse Obergrenzen bei der Auflösung akzeptiert. Und letztlich gilt der Account auch für all die Zusatzdienste von den Karten bis hin zu Youtube, die Google über die Jahre eingeführt oder zugekauft hat.

Browser für die Büroarbeit

Wer noch keinen Google-Account hat, muss also zunächst einen anlegen. Tut man dies auf dem Mac, wird er automatisch als Internet-Account angelegt, für den man gleich auswählen darf, ob er auch für Mails, Kontakte, Kalender, Nachrichten und Notizen genutzt werden soll. Für Office-Dokumente braucht man nichts davon, vielmehr muss man sich hier nur auf der Google-Webseite anmelden und kann auf Dokumente, Tabellen und Präsentationen von dort aus zugreifen. Auch die Installation des Google-Drive-Programms ist nicht unbedingt nötig, wenngleich damit die Dateiverwaltung einfacher wird.

Als Browser darf man ruhig Safari oder auch Firefox verwenden und muss nicht unbedingt auf Google Chrome ausweichen. Letzterer hat aber einen Vorteil: Dokumente lassen sich – nach entsprechender Vorbereitung – auch offline ohne aktive Internet-Verbindung bearbeiten. Dazu dient eine von Google angebotene Chrome-Erweiterung. Für Android und iOS bietet Google spezielle Apps, deren Bedienung an die mobilen Geräte besser angepasst ist.

Online und gemeinsam bearbeiten

Doch die Offline-Bearbeitung ist ohnehin nicht die Stärke von Googles Lösung, denn normalerweise arbeitet man online mit Dateien, die in der Cloud liegen. Zum Texten und Arbeiten benötigt man also immer eine bestehende Internet-Verbindung. Natürlich lassen sich Dateien vom Rechner auch importieren, wofür fast alle Microsoft- und OpenOffice-Dateiformate zur Verfügung stehen. Dateien aus Apples iWork-Paket lassen sich dagegen nur über den Umweg eines der oben genannten Formate importieren. Beim Export ist Google noch etwas flexibler und erzeugt beispielsweise auch PDF-Dateien.

Die große Stärke von Googles Office-Paket ist aber die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, die von Anfang an zu den Kernmerkmalen zählte. Dokumente lassen sich sehr einfach für andere Google-Nutzer zur Ansicht oder Mitarbeit freigeben, woraufhin sie automatisch unter den Dateien der Mitarbeiter erscheinen. Und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten klappt faszinierend gut, denn die Autoren dürfen sich gegenseitig bei der Arbeit zusehen: In Texten bekommt jeder seine eigene Einfügemarke, und in Tabellen wird die Zelle, die von anderen bearbeitet wird, farblich markiert. Dabei verhindert die Software sehr effektiv, dass durch die gemeinsame Arbeit etwas durcheinandergerät, und blockiert beispielsweise Tabellenzellen, die gerade von anderen bearbeitet werden. Diese Möglichkeiten machen Google zur ersten Wahl für Dokumente von der Telefonliste bis zum Geschäftskonzept, die man mit anderen teilen möchte.

Kalender, Notizen und Co.

Wer eine Alternative zu iCloud sucht oder beispielsweise ein Android-Telefon nutzen möchte, findet bei Googles weiteren Diensten wohl die vollständigste Alternative. Neben der Gmail-Adresse lassen sich auch Termine und Kontakte sowie weitere Daten bei Google speichern. Das Praktische daran ist, dass sich diese Daten direkt unter macOS und iOS beinahe genauso gut wie iCloud-Informationen und auch parallel zu diesen nutzen lassen. Doch genau wie bei iCloud lassen sich die Dienste auch direkt im Browser nutzen, was sich spätestens dann bewährt, wenn man doch einmal fremde Rechner nutzen muss. Und das gilt natürlich auch für Office-Dokumente.

Workshop: Google-Account anlegen

Workshop: Google Docs im Browser

Workshop: Gemeinsam arbeiten

Kurz vorgestellt: Weitere Google-Dienste