Alles erledigt: Die besten Aufgabenplaner für Mac, iPhone & iPad

Wenn es um die effektive Erledigung von Aufgaben geht, muss man nicht alles im Kopf haben. David Allen, Vater der „Getting-Things-Done“-Methode (GTD), empfiehlt, schlichtweg gar nichts im Kopf zu behalten, sondern alle anstehenden Aufgaben und Projekte unbedingt zu notieren. Ein guter Rat, schließlich neigen wir – besonders wenn es um unangenehme Aufgaben geht – zum Vergessen und Aufschieben. Ob das Notieren klassisch handschriftlich in einem Notizbuch oder zeitgemäß mit dem Smartphone erfolgt, ist dabei nicht so wichtig. Allerdings kann man mithilfe von Apps effektiv Ordnung und Übersicht in das Aufgabenchaos bringen. Allens GTD-Methode ist komplex, aber einige aus ihr abgeleitete Regeln können schnell Erfolgserlebnisse bescheren.

Getting Things Done

An erster Stelle der GTD-Methode steht ein Brainstorming, bei dem Sie alle Aufgaben zunächst einmal erfassen. Diese sammeln Sie zentral und ungefiltert an einer Stelle, auch später hinzukommende Aufgaben wandern in diesen „Eingangskorb“. Wichtig ist, schonungslos alles in den Eingangskorb zu schieben, was Sie erledigen müssen. Einzige Ausnahme sind Aufgaben, die sich schneller als die Niederschrift erfüllen lassen, denn um diese sollten Sie sich umgehend kümmern. Das beugt „Aufschieberitis“ vor und bläht die Liste nicht unnötig auf. Ein wichtiges Kriterium für die Güte einer To-do-App ist daher, wie niedrigschwellig sie Aufgaben entgegennimmt. Gute Anwendungen bieten viele Wege und erzeugen Aufgaben beispielsweise aus Siri-Befehlen, E-Mails oder einer systemweit nutzbare „Senden“-Funktion.

Anschließend geht es daran, Ordnung zu schaffen. Verteilen Sie die Aufgaben aus dem Eingang thematisch auf Projekte, die sich beim Sortieren häufig von selbst ergeben. Gute To-do-Apps unterstützen nicht nur Projekte, sondern auch die von David Allen so titulierten „Kontexte“. Diese bezeichnen Ressourcen, die Sie zum Erledigen einer Aufgabe benötigen. Das kann ein Ort oder ein Gegenstand sein – Kettensägen kauft man am besten im Baumarkt, um den Rechner aufzuräumen, muss man davor sitzen. Durch die Verwendung von Projekten und Kontexten kann man Aufgaben aus zwei Richtungen angehen: So können Sie das umfangreiche Projekt „Einkaufen“ systematisch abarbeiten und dabei durch die ganze Stadt fahren – oder beim zufälligen Passieren des Baumarkts die Kettensäge kaufen und das Projekt quasi nebenbei vorantreiben. Viele Apps bieten die Möglichkeit, GPS-Daten mit Aufgaben zu verknüpfen, sodass das iPhone Alarm schlagen kann, wenn sich in der Nähe die Gelegenheit bietet, eine Aufgabe zu erledigen.

Anregende Verben

Wichtig ist aus GTD-Sicht, dass Sie Aufgaben als konkrete Handlungen formulieren und die für die Erledigung notwendigen Informationen ergänzen. Der erste Schritt zur Erledigung einer Aufgabe sollte durch Verwendung eines Verbs klar ersichtlich sein. Dieser Prämisse folgend ist „Hochzeitstag“ eine schlecht formulierte Aufgabe. Stattdessen den Eintrag „Tisch für Hochzeitstag reservieren“ zu verwenden und diesen dann noch um die Telefonnummer des Restaurants zu ergänzen, ist deutlich besser. Sie haben bei Fälligkeit der Aufgabe nun keine Ausrede mehr, ihre Erledigung mit dem Argument, die Nummer noch suchen zu müssen, aufzuschieben. Gute Apps bieten daher stets Felder, in denen Sie Aufgaben um Notizen, Internetadressen oder Rufnummern ergänzen dürfen.

Sie optimieren Ihre Aufgaben, indem Sie sie mit einem Datum versehen. Gute To-do-Apps unterscheiden dabei zwischen Start- und Fälligkeitsdatum. So lässt sich die Steuererklärung ab Februar angehen, wenn alle benötigten Unterlagen eingetroffen sind. Die Abgabe ist hingegen auf den 31. Mai des Jahres festgelegt. Im besten Fall erlaubt eine Anpassung der Ansicht, dass Aufgaben gemäß ihrer Dringlichkeit in den Fokus rücken.

Wenn das GTD-System funktionieren soll, bedarf es natürlich der regelmäßigen Pflege. Es empfiehlt sich, einen festen wöchentlichen Termin einzurichten, an dem man in der To-do-App aufräumt. Nochmals: Wichtig ist, dass Sie Aufgaben im Posteingang regelmäßig auf Projekte verteilen und mit Fälligkeitsdaten und weiteren Informationen versehen. Verschaffen Sie sich durch einen Wechsel der Ansicht einen Überblick darüber, welche Aufgaben mittelfristig anstehen, welche Projekte schon lange auf Eis liegen – und woran das liegt. Häufig kann es auch hilfreich sein, ein brachliegendes Projekt zu schließen – zu viele offene Baustellen sorgen für ein schlechtes Gewissen.

Auf der anderen Seite können gute To-do-Apps aber vor allem dabei helfen, Zeit zu sparen. Wiederkehrende Aufgaben – wie etwa das Überweisen von Versicherungsbeiträgen – tragen sich auf Wunsch in einem definierten Intervall automatisch erneut in das Projekt ein.

Apple Erinnerungen: Einfacher Einstieg

Erinnerungen bietet gegenüber kostenpflichtigen Apps wie 2Do, Things und OmniFocus einen großen Vorteil: Man kann die Aufgaben nicht nur auf dem Mac und iOS-Geräten einsehen und verändern, sondern auf jedem Computer mit Internetzugriff. Erinnerungen ist ein Teil von Apples iCloud-Service; mithilfe der Internetseite www.icloud.com kann man selbst auf einem Windows-Rechner Einsicht in Aufgaben nehmen.

Grundausstattung an Bord

Aufgaben lassen sich in Erinnerungen in Listen einsortieren und zwischen diesen verschieben. Jeden Eintrag können Sie mit Notizen versehen. So kann man eine komplexere Recherchen erfordernde Aufgabe um Beschreibungen oder URLs ergänzen. Zudem ist eine Priorisierung von Aufgaben in drei Stufen möglich, die sich auf Wunsch auf die Darstellungsreihenfolge auswirken und mit Ausrufezeichen gekennzeichnet sind.

Bei der Fälligkeit einer Aufgabe bietet Apple je eine zeitliche und ortsgebundene Erinnerung. Neben einem festen Termin zu einer bestimmten Uhrzeit versteht sich Erinnerungen auch auf repetitive Termine, sodass Sie das Rausbringen der Mülltonnen oder die Fahrt zum TÜV nur einmal eintragen müssen, damit die Aufgaben automatisch 14-tägig oder im Abstand von zwei Jahren auf sich aufmerksam machen. An Einträge von der Einkaufsliste kann man sich auf Wunsch erinnern lassen, wenn man das entsprechende Geschäft passiert, das man zuvor mit seiner Adresse eingegeben hat.

Hinsichtlich Präsentation und Bedienung hat Erinnerungen viel Luft nach oben. Wenngleich Anwender Listen in den Eigenschaften einfärben können, macht Apple bei der Gestaltung der Benutzeroberfläche von dieser effektiven Möglichkeit zur besseren Unterscheidbarkeit kaum Gebrauch. Da die Typografie im Vordergrund steht, ist schwer ersichtlich, welche Listen bedeutsamer oder umfangreicher sind als andere oder wie es um den Stand der Bearbeitung steht.

Das größte Manko von Erinnerungen ist jedoch der wackelige iCloud-Unterbau, dessen Tücken Apple-Kunden auch bei der Verwendung der Kalender-App spüren. Grundsätzlich ist nicht ersichtlich, wann ein auf dem Mac neu hinzugefügter Eintrag auf dem iPhone oder dem iPad auftaucht. Ebenso ärgerlich: Wenn die Liste der Aufgaben auf eine Größe von mehr als 100 anwächst und einige sogar noch mit Notizen versehen sind, vergrößert sich auch die Unzuverlässigkeit des Systems, bis schließlich einzelne Geräte gar nicht mehr aktualisiert und vorgenommene Einträge nicht mehr abgeglichen werden.

Schlichter Einstieg

Apples Bordwerkzeug bietet einen soliden Einstieg in die Welt der Aufgabenverwaltung und ist vielseitig einsetzbar. Allerdings machen sich bereits nach kurzer Zeit die Beschränkungen des Systems bemerkbar. So ist es beispielsweise nicht möglich, Listen innerhalb von Listen anzulegen, um komplexe Projekte in Arbeitsstufen zu unterteilen. Stattdessen liegen alle Listen stets auf einer Ebene und lassen sich innerhalb dieser auch nicht priorisieren.

Things: Ansehnlicher Aufgabenplaner

Augenfällig an Things ist, dass die Software bei einem ähnlichen Aufbau deutlich ansprechender gestaltet ist als die Apple-Bordlösung. Neben dem globalen Eingang und den Projektordnern finden sich in der Seitenleiste mehrere sogenannte intelligente Ordner mit farbigen Programmsymbolen. Diese sammeln Aufgaben – unabhängig von den Verzeichnissen, in denen man sie tatsächlich abgelegt hat – nach Dringlichkeit. Mit einem Klick kann man sehen, welche Aufgaben heute, als nächstes oder – wenn eine Terminierung fehlt – irgendwann fällig sind.

Einzelne Aufgaben lassen sich neben der Zuordnung zu einem Projektordner mit einem oder mehreren Schlagworten („Tags“) versehen. In der Getting-Things-Done-Lehre empfiehlt David Allen die Verwendung von für die Erledigung der Aufgabe Nötigem. So gehört die Reparatur des defekten Fensters in das Projekt „Haus“, der Einbau des Autoradios in das Projekt „Auto“ – sind jedoch beide Aufgaben mit „Werkzeug“ verschlagwortet, kann man mit der Suchfunktion von Things alle Aufgaben auflisten, die das Schlagwort „Werkzeug“ enthalten.

Things ist – wie Erinnerungen – nicht in der Lage, Ordner in Ordnern zu erstellen, um komplexere Projekte in Teilschritte zu untergliedern. Sehr gewöhnungsbedürftig ist auch die Handhabung von Aufgaben, die sich wiederholen sollen, da Things diese als eine eigene Klasse ansieht. Bestehende Aufgaben können Sie zudem nicht in sich wiederholende umgewandeln und auch nicht in einem Projekt erstellen. Stattdessen werden die sich wiederholden Aufgaben im Ordner „Geplant“ abgelegt und müssen mithilfe von Tags einem Projekt zugeordnet werden.

Sauberer Sync

Das größte Defizit von Erinnerungen – der unzuverlässige iCloud-Sync – umschifft Things mit Bravour. Cultured Code bietet seinen Anwendern die Nutzung einer eigenen Server-Infrastruktur. Anwender müssen dafür durch Angabe von E-Mail-Adresse und Passwort ein Synchronisationskonto erstellen. Der Abgleich zwischen iOS-Geräten und von iOS nach macOS und zurück klappt tatsächlich tadellos. Auf dem Mac erstellte Einträge erscheinen binnen Sekunden in den Ordnern der iOS-Versionen – und das selbst bei großen Datenbank-Beständen mit mehr als 200 Einträgen.

Schön verzahnt

Die größte Stärke von Things ist, wie einfach sich die leistungsfähige Software bedienen lässt. Auch die Verzahnung mit anderen Anwendungen ist vorbildlich: Durch das automatische Ausfüllen kann man aus markiertem Text mit einem Klick eine neue Aufgabe erstellen. Auch Wunsch klinkt sich Things auch in die „Heute“-Ansicht von macOS ein und hält Fälliges im Blick. Wie die Hersteller von OmniFocus und 2Do stellen auch die Things-Entwickler eine Apple-Watch-Erweiterung zur Verfügung. Diese zeigt die Zahl der fälligen Aufgaben und die ersten Einträge der Liste an. Über großzügig dimensionierte und gut bedienbare Schaltflächen kann man zudem neue Aufgaben erstellen oder bestehende verwalten.

Omnifocus: Schweres Geschütz

Wie Things erlaubt es auch OmniFocus Anwendern, Aufgaben einerseits per Hand in Ordner (hier: „Projekte“) einzusortieren und andererseits mit Schlagworten (hier: „Kontexte“) zu versehen. Dabei geht OmniFocus jedoch einen Schritt weiter als Things und erlaubt auch das Erstellen von Ordnern in Ordnern, sodass man Projekte einfacher untergliedern kann. Aufgaben und Projekte lassen sich neben einem Fälligkeitsdatum mit einen sogenannten Zurückstellungsdatum versehen. Hierin zeigt sich beispielhaft die Komplexität, mit der man mehrstufige Projekte in OmniFocus eintragen darf.

Neben absoluten Fälligkeits- und Zurückstellungsdaten versteht sich die Software auch auf wiederkehrende Aufgaben. Hier bietet OmniFocus ebenfalls größtmögliche Flexibilität, denn Aufgaben können nicht nur in einem festen Turnus fällig sein, sondern auch in Abhängigkeit von der letzten Erledigung der Aufgabe, also in festen Intervallen. Daneben bietet auch OmniFocus die ortsgebundene Fälligkeit, die allerdings indirekt über Kontexte mit Aufgaben verbunden wird. Über die Schaltfläche „In der Nähe“ werden exklusiv Objekte angezeigt, denen ortsabhängige Kontexte zugewiesen wurden.

Perspektivisch vielfältig

Wie der Name nahelegt, liegt in der Anpassbarkeit der Perspektive eine der größten Stärken von OmniFocus. Grundsätzlich ist die Software darauf ausgelegt, weniger Wichtiges – weil nicht Zeitkritisches – auszublenden und Dringendes oder Anstehendes in den Fokus zu rücken. Wenn Fälligkeitsdaten nahen, werden Aktionen und Projekte von OmniFocus als „Bald fällig“ betrachtet und als solche dargestellt, indem sich ihre Farbe von Schwarz auf Gelb ändert. Nach eigenen Anforderungen kann man die Sichtweise anpassen und sich lediglich abgeschlossene, jüngst hinzugefügte, bestimmten Schlagworten zugeordnete oder jüngst geänderte Aufgaben anzeigen lassen.

Wie Cultured Code bietet auch OmniFocus-Hersteller The Omni Group einen eigenen Synchronisationsdienst an, der umfangreiche Aufgabenbestände anstandslos zwischen iOS-Geräten und dem Mac abgleicht. Auf Wunsch kann die Datenbank auch mithilfe eines (eigenen) WebDAV-Server abgeglichen werden. Beide Methoden funktionieren zuverlässig – selbst auf dem Mac angefügte Anhänge finden sich in der iOS-Version.

Fluch und Segen von OmniFocus sind die weitreichenden Konfigurationsmöglichkeiten. Anwender bestimmen Symbole, Perspektiven, Farben – selbst, was OmniFocus unter „Bald fällig“ verstehen soll, kann man einstellen. Vor allem Anfänger sind von der Fülle der Möglichkeiten womöglich überfordert und verbringen mehr Zeit mit der Konfiguration der Software als mit dem Verwalten oder Erledigen von Aufgaben.

Vorbildlich ausgenutzt

Wie Things bietet auch OmniFocus eine Apple-Watch-App, die mit vorbildlicher Aufgeräumtheit punktet. Dank Unterstützung der 3D-Touch-Technologie kann man auf dem iPhone schnell Notizen einzelner Aufgaben einsehen, die sich auch mithilfe der systemweiten Spotlight-Suche aufspüren lassen. Nach Freigabe kann OmniFocus auf dem Systemkalender zugreifen, auch die Verwendung von Siri für das Erstellen neuer Aufgaben ist möglich.

2do: Unauffälliger Leistungsträger

Wie Things und OmniFocus lassen sich Aufgaben in 2Do in Projekte eingruppieren und mit Schlagwörtern versehen, wie es die GTD-Lehre vorsieht. 2Do fehlt – wie auch Things – die Möglichkeit, Projekte innerhalb von Projekten anzulegen. Auf der anderen Seite macht es 2Do allerdings möglich, Aufgaben mit Unteraufgaben zu versehen. So lässt sich das Ziel einer übersichtlichen Organisation von komplexen Projekten dennoch erreichen.

Aufgaben in 2Do können Notizen enthalten und mit Bildern oder Sprachnotizen versehen werden. Auch eine Verknüpfung mit einem Ort ist direkt möglich, allerdings lässt sich nicht definieren, ob Erinnerungen bei Eintreffen oder Verlassen des Orts angezeigt werden. Mithilfe einer „Aktion“-Schaltfläche kann 2Do Aufgaben mit URLs, Telefonnummern und E-Mail-Adressen verknüpfen, sodass sich mit einem Klick ein Gespräch beginnen oder eine Wegplanung anstoßen lässt. Bei der Einrichtung von Fälligkeiten, Prioritäten und Wiederholungen bietet 2Do ebenfalls viel Flexibilität und lässt kaum Wünsche offen.

Systemweit verwoben

Die Entwickler von Beehive Innovations haben 2Do an vielen Stellen im Apples Systemen verankert. Auf dem Mac zeigt 2Do Fälliges in der Seitenleiste. Mithilfe des „Bereitstellen“-Eintrag des Kontextmenüs lässt sich per Rechtsklick umgehend eine neue Aufgabe erstellen, und mithilfe einer kostenpflichtigen Erweiterung kann man E-Mails an eine bestimmte Adresse von 2Do automatisch in Aufgaben verwandeln lassen. Auf iOS-Geräten ist 2Do in das „Teilen“-Menü integrierbar, sodass sich auch Internetseiten mühelos an die Aufgabenverwaltung übergeben lassen. Zudem bieten andere Apps, wie etwa die mächtige E-Mail-Anwendung Airmail, eine 2Do-Verzahnung an.

Im Aufbau mit einer Seitenleiste mit Projekt- und Fokus-Ordnern ähnelt 2Do Things und OmniFocus. Wie in Erinnerungen darf man Projektordner einfärben, allerdings wird die Farbe bei 2Do sinnvoller eingesetzt: So kann man den Fortschritt eines Projekts an seiner Färbung ablesen. In welcher Reihenfolge die Listen und Gruppen angezeigt und ob diese ein- oder ausgeblendet werden sollen, ist anpassbar. Selbst der GTD-Eingangskorb lässt sich deaktivieren. Für den Datenabgleich zwischen den iPhone, iPad und dem Mac lassen die Entwickler Anwendern die Wahl zwischen Dropbox, CalDAV, Fruux, Yahoo Calendar und Toodledoo. Im Zusammenspiel mit Dropbox arbeitet selbst eine große Datenbank tadellos, ohne dass es zu Fehlern oder Doubletten kommt.

Mächtige Optionen

Oberflächlich wirkt 2Do eher schlicht, trotzdem ist die Anwendung fast so komplex wie OmniFocus. Viele der mächtigen Funktionen erschließen sich erst bei längerer Verwendung, dann aber möchte man sie nie wieder missen. Dazu gehört die Möglichkeit, einzelne Aufgaben und sogar solche mit Unteraufgaben zu duplizieren, sodass man sich Vorlagen für häufig wiederkehrende Projekte erstellen kann. Auch die Möglichkeit, mehrere Aufgaben in einem Schritt zu bearbeiten und anzupassen begeistert. In fast jeder Hinsicht ist 2Do zwischen Things und OmniFocus angesiedelt und findet hier seine eigene Nische. Die App ist für Einsteiger geeignet, bietet aber auch zahlreiche Funktionen, mit denen sonst nur OmniFocus glänzt – Apple-Watch-App inklusive.

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Huhu | 13.08.2019 - 09:59 Uhr

Was ist mit ToDoist oder TickTick?

matz_aus_Bamberg | 13.08.2019 - 10:51 Uhr

Wer mit anderen planen und Dinge erledigen will, dem empfehle ich Zenkit.com - gibt es als App für iOS und MacOS X, aber auch browserbasiert. Wir steuern damit unseren kompletten Agenturalltag – natürlich nicht mit Trello, aus DSGVO-Gründen, denn Zenkit ist ein deutsches Unternehmen. PERFEKT!

AchimF | 14.08.2019 - 23:12 Uhr

sehr gut - und mit Anbindung an Outlook - ist To-Do von Microsoft. Die Outlook-Anbindung ist praktisch, weil man mit ein oder zwei Klicks eine Mail zu einer Aufgabe machen kann. Und kostenlos ist die App auch noch.

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