Gewiss lässt sich im Arbeits- und Berufsleben, ebenso wie in Schule und Studium, nicht jegliche Ablenkung vermeiden. Manche Meetings sind nun einmal so wichtig, dass Sie daran teilnehmen müssen. Ebenso sollten Sie, zumindest zu den normalen Geschäftszeiten, telefonisch erreichbar sein und bei wichtigen E-Mails wird in der Regel erwartet, dass Sie diese so schnell wie möglich beantworten. Dennoch haben Sie in Beruf und Studium sicherlich die Möglichkeit – zumindest zeitweise – Ihren Arbeitsalltag so zu gestalten, um auch einmal länger und konzentrierter an einer Sache arbeiten zu können.
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- Planen Sie den bevorstehenden Arbeitstag
- Beginnen Sie mit der anspruchsvollsten Aufgabe
- Teilen Sie umfangreiche Aufgaben in einzelne Schritte auf
- Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz und Finder auf
- Vergessen Sie nicht, immer wieder kurze Pausen einzulegen
- Teilen Sie Ihre konzentrierten Arbeitsphasen Kollegen oder Familienmitgliedern mit
- Schalten Sie bei Bedarf Internetzugang und Telefone ab
- Sorgen Sie für Szenenwechsel beim Arbeitsort
- Vermeiden Sie Multitasking und konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe
- Belohnen Sie sich nach getaner Arbeit
Aber auch in diesem Fall gibt es genug Ablenkungen und Störungen, welche Sie am fokussierten Arbeiten hindern oder dieses unterbrechen. Die „Störenfriede“ sind in diesem Fall aber nicht Kollegen oder Kunden, sondern iPhone und iPad, soziale Netzwerke sowie Whatsapp, Skype und Co. Davon abgesehen ist es zudem ein Einfaches, sich bei einer an sich beruflichen oder fachlichen Recherche in den Tiefen des Web zu verlieren und stattdessen auf eine ausgedehnte Online-Shoppingtour zu gehen.
Und nicht zuletzt sind viele Apps und Anwendungen durch Ihre überbordende Funktionsvielfalt mit zahlreichen Menüs und Befehlen dem rein auf den Inhalt fokussierten Arbeiten nicht gerade zuträglich. Dies gilt in beispielsweise für alle, die tagtäglich Texte verfassen oder gestalten – einerlei, ob dies Geschäftsbriefe, Pressemitteilungen, Zeitungsartikel oder ganze Bücher sind.
Wo aber Gefahr ist, wächst das Rettende auch. Daher gibt es zahlreiche Wege, diesen Ablenkungen zu widerstehen sowie störende Unterbrechungen des Arbeitsflusses zu verhindern und – sofern Sie es bereits „verlernt“ haben – Schritt für Schritt wieder zu längeren Phasen der konzentrierten und fokussierten Arbeit zu gelangen. Wirklich produktiv und kreativ sind Sie nämlich nur dann, wenn Sie sich einer Aufgabe über längere Zeit am Stück konzentriert und fokussiert widmen.
Sie mögen über unsere Tipps schmunzeln. Aber geben Sie ihnen eine Chance, und probieren Sie es einfach einmal!
6 Apps für fokussiertes Arbeiten
Wer es nicht von sich aus schafft, nebenstehende Regeln zu befolgen und sich allzu bereitwillig durch iPhone, E-Mails und Web ablenken lässt, benötigt Unterstützung. Diese erhalten Sie unter anderem durch die folgenden Apps, die Ihnen dabei helfen können, disziplinierter, konzentrierter und fokussierter zu Werke zu gehen.
Die App Focusmask, die Sie nach dem erstmaligen Start rechts in der Menüleiste finden, dient dazu, einen von Ihnen gewünschten Bereich des Bildschirms hervorzuheben und einen anderen auszublenden. Dadurch können Sie sich ganz auf den aktuell bearbeiteten Text oder ein anderweitiges Dokument konzentrieren. Damit Focusmask funktioniert, müssen Sie die App in den Systemeinstellungen zur „Sicherheit“ („Privatsphäre“ sowie „Bedienungshilfen“) freischalten.
Preis: 1,10 Euro
Web: www.capturemonkey.com
Alle „Textarbeiter“, die sich allein auf ihren Text konzentrieren möchten und keine Ablenkung durch überfüllte Menüs und viele Fenster brauchen können, sollten sich eine App zum fokussierten Schreiben anschauen. Focuswriter ist kostenfrei erhältlich und hat die wichtigsten Funktionen mit an Bord. Sie können passende Designs für das Hauptfenster auswählen oder selbst erstellen. Zudem besitzt das Programm eine Funktion zum Protokollieren der Zeichenzahl. Leider gibt es bislang keine Zoomfunktion, um Textseiten größer darzustellen, was auf hochauflösenden Bildschirmen etwas störend ist.
Preis: kostenfrei
Web: www.gottcode.org
Auch bei Ulysses handelt es sich um eine App, die ebenfalls – unter anderem – dem ablenkungsfreien Verfassen von Texten dient. Durch verschiedene Arbeitsmodi lässt sich das Erscheinungsbild so anpassen, dass Sie sich allein auf den Text konzentrieren können. Für Puristen gibt es sogar einen speziellen „Schreibmaschinenmodus“. Aber die App bietet weit mehr: Sie ist ein universelles Schreibwerkzeug für Autoren und Programmierer, welches die damit verfassten Textdokumente sicher in seiner Bibliothek verwahrt. Selbstverständlich verfügt das Programm auch über zahlreichen Exportfunktionen.
Da die App abonniert werden muss, ist das Programm für Gelegenheitsautoren weniger geeignet und stattdessen eher für professionelle Autoren, Journalisten und Programmierer von Nutzen.
Preis: 5 Euro/Monat
Web: www.ulyssesapp.com
Time Out sorgt – wie der Name schon sagt – dafür, dass Sie genügend Pausen einlegen. Nach Phasen konzentrierter Arbeit sind kleine Pausen notwendig, an Sie diese App erinnert.
Preis: kostenfrei (+ In-App-Käufe)
Web: www.dejal.com
Mit Focus legen Sie Zeiträume fest, in denen Sie konzentriert arbeiten und in denen Sie anschließend Pausen einlegen. Die entsprechenden Angaben werden per iCloud synchronisiert. Schließen Sie ein Abo ab, erhalten Sie außerdem Zugriff auf eine integrierte Aufgabenverwaltung sowie Statistikfunktionen.
Preis: kostenfrei (+ In-App-Käufe)
Web: www.masterbuilders.io
Selfcontrol unterbindet auf Wunsch den Besuch bestimmter Webseiten, die Sie zu sehr von der Arbeit ablenken. Die entsprechenden Internetadressen fügen Sie einer „Blacklist“ hinzu. Mithilfe eines Schiebereglers geben Sie zudem an, wie lange Sie auf die „verbotenen“ Websites nicht zugreifen dürfen.
Preis: kostenfrei
Web: www.selfcontrolapp.com
Es gibt zahlreiche Ratgeber und Anleitungen zum konzentrierten Arbeiten, die wir nicht einzeln vorstellen. An den folgenden allgemeingültigen Regeln und Tipps können Sie sich aber grob orientieren.
- Den Tag planen: Am besten machen Sie sich schon am Abend oder Nachmittag Gedanken, was Sie am folgenden Tag alles erledigen wollen und müssen. Erstellen Sie eine To-do-Liste – etwa mit Apples Notizen-App oder einem dedizierten Werkzeug wie Todoist.
- Mit der anspruchsvollsten Aufgabe beginnen: Fangen Sie am nächsten Morgen gleich mit der anspruchsvollsten Aufgabe an und vermeiden Sie, diese vor sich her zu schieben. Einfachere Aufgaben können Sie später am Tag erledigen, wenn die Konzentration nachlässt.
- Umfangreiche Aufgaben aufteilen: Teilen Sie umfangreiche Aufgaben in einzelne Arbeitsschritte ein. Definieren Sie diese genau und halten Sie sich daran. Versuchen Sie immer, jeden Arbeitsschritt am Stück zu erledigen.
- Machen Sie Pausen! Einige Ratgeber empfehlen nach ungefähr neunzig Minuten konzentrierter Arbeit eine kleine Pause von fünf Minuten zu machen. Nach vier Stunden sollten eine längere Pause von mindestens dreißig Minuten einlegen. Die sogenannte Pomodoro-Technik besagt sogar, den Arbeitstag in Phasen von 25 Minuten einzuteilen und zwischen diesen jeweils eine Pause von bis zu fünf Minuten einzulegen.
- Schaffen Sie sich ein angenehmes Umfeld! Sorgen Sie für einen sauberen Schreibtisch. Räumen Sie also sowohl den physischen Schreibtisch als auch die Schreibtischoberfläche Ihres Mac regelmäßig auf.
- Ablenkungen ausschalten: Sofern möglich, schaffen Sie sich zumindest zeitweise Phasen, in denen Sie ablenkungsfrei arbeiten. In diesen Arbeitsphasen rufen Sie keine E-Mails ab und gehen nicht ans Telefon. Auch das Surfen im Web sollten Sie unterlassen. Bei Bedarf nutzen Sie die Bordmittel des macOS sowie die auf den folgenden Seiten vorgestellten Apps.
- Wechseln Sie bewusst den Arbeitsort: Bleiben Sie nicht stundenlang am gleichen Platz vor dem Mac sitzen. Wechseln Sie Haltung und Arbeitsort. So können Sie beispielsweise – sofern möglich – zeitweise an einem Stehpult arbeiten, auf der Terrasse oder in der Küche.
- Informieren Sie Ihr Umfeld! Teilen Sie Ihren Kollegen oder Familienmitgliedern mit, wann Sie eine Phase konzentrierter Arbeit einlegen und dabei nicht gestört werden möchten. Sagen Sie Ihnen auch, wann Sie voraussichtlich wieder ansprechbar sein werden.
Interview mit Max Seelemann, Mitentwickler von Ulysses
Max Seelemann hat 2011 zusammen mit Marcus Fehn Ulysses gegründet und leitet bis heute die Entwicklung des Schreibprogramms für den Mac, das iPad und das iPhone. Der Informatiker stand der Mac Life Rede und Antwort.
Wer nutzt Ulysses hauptsächlich?
Über prozentuale Anteile können wir keine Aussage machen, wir können nur Vermutungen anstellen auf Basis der Rückmeldungen unserer Kunden. Diese zeigen, dass es den Ulysses-Nutzer nicht gibt, sondern dass unsere Nutzer aus allen schreibenden Zünften kommen.
Wo sind aus eurer Sicht die Vorteile von Ulysses gegenüber Microsoft Word und Pages oder auch einfacheren Apps wie TextEdit?
Word und Pages sind streng genommen keine Anwendungen zum Schreiben, sondern zum Layouten. Beim Schreiben kommt es auf andere Dinge an und zwar unter anderem, ob man sich gut auf seine Arbeit konzentrieren kann und ob die App den Autor dabei unterstützt. Darauf konzentrieren wir uns bei Ulysses. Einfache Texteditoren leisten das ebenfalls nicht.
Wie kamt ihr darauf, einen ablenkungsarmen Darstellungsmodus einzubauen?
Kurz nachdem wir 2002 das allererste Ulysses herausgebracht hatten, meldete sich ein Nutzer bei uns: Er regte an, einen Vollbildmodus einzubauen, bei dem nur der Text zu sehen ist. Hierbei entschieden wir uns für gelbe Schrift auf schwarzem Grund, weil diese Darstellung am besten lesbar ist und auch für längere Sitzungen geeignet scheint. Mit der Zeit kamen dann weitere praktische Features hinzu.
Wie wichtig ist der konzentrationsfördernde Modus von Ulysses für die Anwender der App?
Uns schreiben immer wieder Nutzer, dass der Modus sie motiviert und anregt, dass es ihnen leichter fällt, ihre Worte aufs Papier zu bringen. Ich denke aber, es ist nicht nur der Vollbildmodus allein. Ulysses unterscheidet sich von anderen Apps, die sich die Konzentrationsförderung auf die Fahnen schreiben, auch dadurch, dass es noch viel mehr kann.
Bei der Bezahlung von Ulysses seid ihr auf das Abo-System umgestiegen. Warum?
Früher bezahlte man einen festen Preis für eine Software auf einem physischen Datenträger. Dieses Bezahlmodell passt aber nicht mehr in die heutige Zeit. Die Kunden erwarten, dass ihre Software ständig aktualisiert wird. Diese permanente Entwicklung erzeugt permanente Kosten, weshalb ein Abonnement sehr viel mehr Sinn ergibt. Zudem vermeiden wir damit, dass unsere Kunden die App zweimal kaufen müssen, falls Sie diese auf dem Mac, dem iPad und dem iPhone nutzen möchten.
Workshop: Ablenkungsfreie Benutzeroberfläche einrichten
(Bild: Screenshot) Beginnen Sie mit dem Schreibtischhintergrund. Verwenden Sie einen ruhigen oder einfarbigen Hintergrund. Klicken Sie dazu auf „Schreibtisch & Bildschirmschoner“ und suchen Sie ein passendes ablenkungsfreies Hintergrundbild.
(Bild: Screenshot) Räumen Sie die Schreibtischoberfläche auf. Verbannen Sie alle Laufwerkssymbole vom Schreibtisch. Öffnen Sie die Einstellungen des Finders und entfernen Sie unter „Allgemein“ die Häkchen vor den Einträgen für die Laufwerke.
(Bild: Screenshot) Etwaige Ordner und Dateien auf dem Schreibtisch verschieben Sie in den „Dokumente“-Ordner in Ihrem Benutzerordner. Auf dem Schreibtisch lassen Sie nur die Dateien oder Ordner, die Sie aktuell bearbeiten.
(Bild: Screenshot) Räumen Sie das Dock auf und entfernen Sie alle Symbole, die Sie nicht unbedingt benötigen. Dazu ziehen Sie diese vom Dock auf den Schreibtisch, bis am Symbol der Eintrag „Entfernen“ erscheint. Lassen Sie dann die Maustaste los.
(Bild: Screenshot) Bei Bedarf können Sie das Dock automatisch ausblenden lassen. Klicken Sie dazu mit der sekundären Maustaste (Rechtsklick) auf die Trennlinie rechts im Dock und wählen Sie den Eintrag „Dock ausblenden“.
(Bild: Screenshot) Nutzen Sie bei Apps, sofern möglich, den Vollbildmodus. Dazu klicken Sie entweder links oben auf den grünen Schalter oder wählen den Eintrag im Menü „Ansicht“ aus. Je nach Programm befindet sich der Befehl an anderer Stelle.
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Die Tipps sind recht gut.
Die Meinung der Devs von Ulysses sehe ich sehr differenziert. Abomodelle sind im Softwarebereich seit langem etabliert - im Businessbereich! Irgendwann schwappte das Ganze auch in den Privatsektor und damit ging die Idiotie los. Ein Businesskunde mag darauf angewiesen sein - 24/7 Support zu bekommen, der Privatkunde eher weniger u. so verhält es sich auch mit Updates.
Das Hauptproblem ist, jeder kleine Entwickler will mittlerweile seine monatliche Rente und das oft im Regelfall für Nothing. Da wird mal eben ein neues Icon produziert, ein paar kleine Bugs gefixt und das soll schon Berechtigung für einen monatlichen Beitrag sein? Nicht wirklich!
Problem ist auch, kommt ein Privatkunde mal in eine finanzielle Schieflage, Arbeitslosigkeit...whatever....kann er möglicherweise die Rate nicht mehr zahlen. Damit auch evtl. Software/IT-Dienstleistungen nicht mehr nutzen, die gerade jetzt für ihn wichtig oder relevant wären (ich spreche nicht von Netflix..:-)).
Die Argumente die von Softwareentwicklern gerne vorgetragen werden, sind nur in den seltensten Fällen ehrlich gemeint. Nein, es geht nur darum eine sprudelnde Einnahmequelle mit möglichst wenig Aufwand zu erschließen!