Das Problem mit der elektronischen Post beginnt ganz oben, beim Posteingang. Dort landen sämtliche Mails kunterbunt durcheinander, ganz gleich, ob erwünscht oder unerwünscht, wichtig oder unwichtig, privat oder beruflich. Das führt nicht nur zu einem unübersichtlichen Mailwust, in dem Mails auch schon einmal verloren gehen, sondern setzt den Nutzer auch unter Druck. Denn ein überquellendes Postfach suggeriert, man müsse sich noch um vieles kümmern oder habe gar Wichtiges vergessen – selbst dann, wenn alles erledigt ist.
Das oberste Ziel einer effizienten Mailverwaltung ist es daher, dieses Chaos möglichst einfach in geordnete Bahnen zu lenken, den Posteingang (und damit auch sich selbst) zu entlasten und im Idealfall auf einige wenige Mails zu reduzieren. Dazu stellt das Programm "Mail" ein paar einfache, aber in der Praxis sehr effiziente Werkzeuge zur Verfügung.
Ordnung muss sein
Um das Ziel eines möglichst leeren Posteingangs zu erreichen, muss man zuerst seinen Mail-Eingang analysieren: Gibt es regelmäßig eintreffende Mails – etwa Newsletter –, oder lassen sich Mails verschiedener Absender zu einer Gruppe zusammenfassen, etwa Quittungen und Belege? Falls dies der Fall ist, empfiehlt es sich, entsprechende Ordner anzulegen und die Mails aus dem Posteingang nach dort zu verschieben. […]
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