Immer mehr Menschen in Deutschland machen sich selbstständig. Lag etwa die Anzahl der Freiberufler 1996 noch bei knapp 500.000, ist sie laut dem Statistikdienst „Statista“ bis zum Jahr 2016 um mehr als das Doppelte auf 1,34 Millionen gestiegen. Mit der Freiheit, Kunden und das Arbeitspensum selbst bestimmen zu können, gehen aber auch Pflichten einher. So interessiert sich das Finanzamt beispielsweise für den Gewinn des Unternehmens – diesen zu ermitteln, erfordert eine ordentliche Buchführung über Einnahmen und Ausgaben. Für Selbstständige kann es sich somit in mehrfacher Hinsicht rechnen, kostenpflichtige Software einzusetzen, denn das schafft Übersicht und spart Zeit.
Banking mit Moneymoney
Ein separates Konto für das Unternehmen ist eine Kostenstelle, die sich kurzfristig rechnet. Denn zum einen sind die Geschäftsbuchungen so leicht von privaten zu unterscheiden, zum anderen hat man beim geschäftlich genutzten Konto die Liquidität besser im Auge. Eine empfehlenswerte Banking-Software für den Mac ist Moneymoney (24,99 Euro). Anwender können mehrere Konten – darunter auch Paypal und Kreditkarten – eintragen, wobei sich die Software nicht nur auf das gängige FinTS-/HBCI-Protokoll versteht, sondern auch Kreditinstitute mit einbeziehen kann, die den Standard nicht unterstützen. Eine vollständige Liste findet sich unter www.moneymoney-app.com/banken.
Anhand von Begriffen kann die Software Buchungen automatisch Kategorien zuweisen. In Diagrammen visualisiert Moneymoney innerhalb frei wählbarer Zeiträume, woher das Geld auf dem Konto kommt und wohin es fließt. Mittels Split-Buchungen kann man Buchungen aufteilen. Eine Suchfunktion hilft dabei, alle Zahlungen eines bestimmten Kunden in Sekunden aufzulisten. Mithilfe von Vorlagen, die sich auf Platzhalter verstehen, spart man Zeit bei wiederkehrenden Buchungen. Wer Kunden per Sammellastschrift oder Lastschrifteinzug zahlen lässt, kann die Unterstützung für diese Funktion per In-App-Kauf in Höhe von 39,99 Euro freischalten. Die Unterstützung für Auslandsüberweisungen ist in Arbeit.
Als praktisch und zeitsparend erweist sich die gute Integration der Software in das macOS und die Anbindung an andere Programme. So kann man Überweisungsdaten für das Bezahlen einer Rechnung aus einem PDF oder von einer Webseite kopieren und Moneymoney diese in das Überweisungsformular einfügen lassen. Neben einem Export der Daten in die Tabellen-Formate von Excel und Numbers ist ein Speichern im universell lesbaren CSV-Format möglich – und in MT940, dem SWIFT-Standard, um die Daten beispielsweise an die von Steuerberatern verwendete DATEV-Software zu schicken. Überdies bietet die Moneymoney Schnittstellen für die Rechnungssoftware Grandtotal und das Buchhaltungsprogramm Umsatz, was einen zeitsparenden Workflow ermöglicht.
Um die Finanzen auch von unterwegs im Blick zu behalten, empfiehlt sich die kostenlose Software Outbank für iPhone und iPad. Die Universal-Anwendung verfügt über eine Touch-ID-Integration und versteht sich auf viele Kreditinstitute. Man kann Umsätze kategorisieren und nach Beträgen suchen. Per Push-Benachrichtigung kann die im Hintergrund laufende App über neue Kontobewegungen benachrichtigen. Wer eine sogenannte Outbank-ID erstellt, kann Einstellungen zwischen iOS-Geräten und den Mac- und Android-Versionen der Software synchronisieren. Wer mehr als zehn Bankzugänge verwalten möchte, muss eine jährliche Gebühr entrichten.
Rechnungen mit Grandtotal und Bill
Wer sein Geld überwiegend mit Einzelaufträgen für diverse Kunden verdient, der verbringt wahrscheinlich einen nicht geringen Teil seiner Arbeitszeit mit Akquise, dem Verfassen von Angeboten und dem Schreiben von Rechnungen. Grundsätzlich kommt man hier mit entsprechenden Vorlagen für Apples Standardlösungen Pages und Numbers weit. Doch wer Aussendungen nicht gewissenhaft dokumentiert, den kann es später viel Zeit kosten, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, ob Rechnungen auch bezahlt wurden und ob an Angebote erinnert werden sollte.
Wer mit Grandtotal (99 Euro) Rechnungen stellen möchte, muss sich zunächst etwas Zeit nehmen und sich in das Programm einarbeiten – doch die Mühe lohnt sich. In den Einstellungen der Anwendung findet man beim Start bereits die eigenen Stammdaten aus dem Adressbuch vor. Diese kann man verändern sowie um die Umsatzsteuer-ID und beliebige Zusatzfelder ergänzen. Anschließend müssen die Daten der Kunden eingegeben oder aus dem Adressbuch eingelesen werden. Für jeden Eintrag bietet Grandtotal die Möglichkeit, individuelle Zahlungsarten und -ziele zu berücksichtigen sowie Felder zu integrieren. Wer häufig die gleichen Waren oder Dienstleistungen verkauft, kann diese mit Preisen in einen Katalog einfügen. Aus allen drei Komponenten erstellt Grandtotal dann die Rechnungen, dessen Aussehen man in einem Editor anpassen kann. Felder für Logo, Adressen oder Überschriften kann man mit der Maus positionieren oder die Position per Eingabe bestimmen – auch für mehrseitige Rechnungen. Mit etwas Geduld kann man so ansehnliche Schriftstücke gestalten, die zudem die Verwendung von Platzhaltern erlauben. So kann man beispielsweise einen Namen aus dem Adressfeld automatisch in der Anrede einbetten, um Fehler zu vermeiden. Wer diese Mühe scheut, der kann aus der Anwendung heraus ansehnliche Vorlagen laden und sich diese wenigen Klicks zu eigen machen.
Wer Geld für Software sparen möchte, kann seine Rechnungen auch mit Pages erstellen. Allerdings gilt es bei Rechnungen über 150 Euro brutto einiges zu beachten, damit diese auch gültig sind. So müssen unter anderem die Steuernummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer und das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt enthalten sein. Bei Fragen ist die Industrie- und Handelskammer der richtige Ansprechpartner. Keine Pflicht ist es, sich an die DIN 5008 zu halten, die Schreib- und Gestaltungsregeln festlegt. Doch stellt man so sicher, dass die Rechnungen gut lesbar sind und das Adressfeld auch auf Höhe des Sichtfeldes eines Briefumschlags liegt.
Vorbildlich ist zudem die Integration von Grandtotal in Apple Mail. Mithilfe von Textbausteinen und Platzhaltern kann der Nutzer Anrede und Posten aus der Rechnung in den E-Mail-Text integrieren. Zudem kann man Grandtotal auch mit den Buchhaltungsprogramm Umsatz verzahnen, um Rechnungen an dahin weiterzugeben. Auch eine Arbeitszeiterfassung ist in Grandtotal integriert – für einen Auftrag aufgewendete Stunden werden auf Wunsch automatisch in der Rechnung erfasst. Mithilfe einer Seitenleiste gelangt man zu einer Auswertung, die den Geldfluss visualisiert und diese Übersicht auf Wunsch auch auf Zeiträume und Kunden beschränkt, was Rückschlüsse über die Zahlungsmoral zulässt. Damit kein Geld durch die Lappen geht, verwaltet Grandtotal auch Aufträge, für die noch keine Rechnung gestellt wurde und unbezahlte Rechnungen, die zur Mahnung anstehen. Langfristig ermöglicht Grandtotal durch einen Vergleich zu den Vorjahresperioden auch Einblick in die wirtschaftliche Entwicklung der Unternehmung.
Das günstigere Bill (ab 29 Euro) will „nur“ ein Programm zum Schreiben von Rechnungen sein und verzichtet bewusst auf Module zur Kundenverwaltung und Zeiterfassung. Stattdessen verspricht der Hersteller ein „simples, schnelles, übersichtliches, einfach zu benutzendes und anpassbares Programm“.
Nach der Eingabe weniger Unternehmensdaten und dem optionalen Hinzufügen des Firmenlogos kann es bereits losgehen. Allerdings muss man selbst daran denken, auch Steuer- und Bankdaten in eines der Felder einzutragen. Ebenso muss der Nutzer bei Bedarf Angaben zu Auftragsdatum und Lieferdatum ergänzen.
Bill setzt auf einen Dreischritt: Die Rechnung wird mit den Kundendaten angelegt, bevor Posten hinzugefügt und das Dokument als PDF exportiert wird. Das klappt in einer Minute. Dabei merkt sich die Anwendung Kunden und Posten, was künftige Rechnungen vereinfacht. Praktisch ist zudem, dass sich Bill nicht nur um das Berechnen der Steuersätze, sondern auch um fortlaufende Rechnungsnummern kümmert.
Im englischen Podcast Free Agents unterhalten sich Anwalt David Sparks (macsparky.com) und Autor Jason Snell (sixcolors.com) über die Tücken der Selbstständigkeit. In den halbstündigen Episoden plaudern die Mac-Fans über Themen wie Selbstmarketing, Zeitmanagement und Anforderungen an den Arbeitsplatz. Für Abwechslung sorgen Folgen, in denen Gäste ihre persönliche Sicht auf bestimmte Themen wiedergeben. Zu finden sind diese unter relay.fm/freeagents.
Die Software enthält 13 Design-Vorlagen, darunter auch sehr unkonventionelle. Daher empfiehlt es sich unbedingt vor dem Kauf einen Blick auf diese zu werfen. Eigene Designs kann man ebenfalls erstellen, allerdings sollte man sich gut in HTML und mit CSS auskennen.
Bill lässt sich sowohl in Verbindung mit dem Adressbuch von macOS als auch mit der Buchhaltungssoftware Umsatz desselben Herstellers verzahnen. Rechnungen mit vorhandenen Kontaktdaten kann man per Ziehen und Ablegen an die Buchführung übergeben. Beträge und Steuersätze aus Rechnungen werden dort erkannt. In einem Bericht gibt Bill Aufschluss über die Beträge aus fälligen und bezahlten Rechnungen, der Fokus lässt sich auch auf Zeiträume und einzelne Kunden richten.
Wer die Buchführung weitestgehend aus den Augen haben, aber sich schließlich nicht vollständig verzetteln möchte, sollte alle relevanten Belege zumindest in einem Karton sammeln, um sich mit diesen zumindest beizeiten auseinanderzusetzen. Besser noch ist ein Ordner mit zwölf Klarsichthüllen für die Monate des Jahres. So hat man, wenn man sich dann schließlich mit der Belegerfassung auseinander setzen muss, zumindest alles beisammen und kann die Aufgabe etappenweise angehen.
Belegverwaltung mit Receipts
Spätestens, wenn es an die Steuererklärung geht oder gar eine Steuerprüfung ansteht, müssen die Belege auf den Tisch. Um Ordnung in die Zettelwirtschaft zu bringen, empfiehlt sich der Einsatz einer Belegverwaltung. Receipts (46,41 Euro), sorgt mit cleverer Automatisierung für viel Zeitersparnis. Gescannte oder fotografierte Rechnungen, PDF-Dokumente oder Webseitenadressen zieht man einfach auf die Anwendung oder das Programmsymbol, um alles in einer lokalen Datenbank anzulegen. Die Software analysiert die Dateien und ermittelt aus diesen unter anderem Beträge, Steuersätze und das jeweilige Datum. Weitere Angaben – wie den Rechnungssteller – kann man ergänzen, um sie auf künftige Dokumente automatisch anzuwenden. Als Listen oder in Graphen wertet die Software aus, wohin das Geld fließt.
Mithilfe von intelligenten Ordnern und Schlagworten kann man Belege zudem auch projektbezogen erfassen. Besonders praktisch sind die vielfältigen Möglichkeiten, mit denen man Receipts in den eigenen Arbeitsfluss einbindet. Einerseits kann man Ordner, in denen man seine Rechnungen speichert, mit der Software verknüpfen. Das kann auch ein Ordner im Online-Speicherdienst Dropbox sein, in dem man auf der Dienstreise alle Belege speichert. Auch mit Apple Mail kann man Receipts verzahnen: Anhänge von E-Mails, die ein bestimmtes Stichwort enthalten, kann die Software dank eines mitgelieferten AppleScript automatisch verarbeiten. Zudem arbeitet Receipts mit der oben vorgestellten Banking-Software Moneymoney zusammen und kann nach dem Auslesen von BIC, IBAN, Name und Betrag eine Überweisung vorbereiten. Wer mit der Anwendung Steuererklärung.app arbeitet, kann die Receipts-Daten übertragen.
Die Investitionen in eine betriebliche Software-Infrastruktur kann man zwar von der Steuer absetzen, doch das Geld für diese Investitionen muss man erst verdienen. Eine Alternative zu den vorgestellten Programmen, die man nach dem Kauf fast alle zeitlich unbeschränkt nutzen kann, sind Abonnement-Lösungen. Anbieter wie Papierkram oder Prosonata bieten für Beträge von weniger als 10 Euro im Monat Finanzbuchhaltung für Selbstständige und kleine Unternehmen. Ein großer Vorteil dieser browserbasierten Angebote ist deren Verwendung auch mit iPhone und iPad. Allerdings summieren sich die Kosten hier schnell zu deutlich höheren Beträgen auf, als der Kauf von dedizierten Mac-basierten Anwendungen erfordert.
Buchführung mit Umsatz
Seit Januar 2017 gelten für fast alle Unternehmer die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) – entsprechend muss eine Software zum Einsatz kommen, die diesen Anforderungen gerecht wird. Umsatz (ab 79 Euro) ist eine klar strukturierte App, die der Finanzverwaltung viel von ihrem Schrecken nimmt. Alle Eingaben und Ausgaben werden als Posten über eine Maske in eine Datenbank eingetragen. Zu jedem lassen sich hier auch Fotos und Scans von zugehörigen Belegen ablegen. Für wiederkehrende Posten wie Miete oder Strom kann man Vorlagen erstellen, was die wiederholte Eingabe vereinfacht.
In Berichten zeigt die App für Monate, Jahre oder sogar frei wählbare Zeiträume an, wie sich die Finanzen entwickeln und wie viel Umsatzsteuer dem Fiskus zusteht. Alle für die Umsatzsteuervoranmeldung relevanten Daten gibt die App übersichtlich aus. Die Daten kann der Nutzer als Excel-, XML- oder CSV-Datei exportieren. Umsatz kann Buchungen aus den Rechnungsprogrammen Grandtotal und Bill, sowie aus der Banking-Software Moneymoney einspielen.
Datenbank und Bedienoberfläche von Umsatz wurden in der aktuellen Version überarbeitet. Eine ausführliche aber sehr launig geschriebene Anleitung mit vielen Tipps ist als kostenloses iBook integriert. Zudem ist ein Kassenbuch Bestandteil der Software. Wenn das entsprechende Konto bei der Eingabe eines Postens ausgewählt ist, passiert die Übernahme in das Kassenbuch automatisch. Zudem ist auch die Verwaltung von Abschreibungen mit Umsatz möglich. Schließlich löst die Software das Versprechen des Entwicklers, „Buchhaltung in einfach“ anzubieten, voll und ganz ein, sodass Selbstständige, kleine Unternehmen und Vereine ihren Papierkram für die Finanzverwaltung sicher in den Griff bekommen. Bis zu einem Umsatz von 5.000 Euro können Anwender die Software sogar zeitlich uneingeschränkt nutzen.
Damit einen die Pflichten nicht am Ende des Jahres einholen und vielleicht sogar überwältigen, sollte man sich regelmäßig der Rechnungsstellung und Belegerfassung widmen. Um die guten Vorsätze zu verstärken, empfiehlt es sich, im Kalender Termine einzutragen, die man für die Erledigung der lästigen Arbeit vorsieht. Wer sich an diese „Verabredungen mit sich selbst“ hält, muss keine Angst haben, sich kurzfristig „zu verzetteln“.
Korrespondenz mit Spamsieve und Postbox
Für viele Selbstständige ist die E-Mail nach wie vor das Kommunikationsmittel erster Wahl. Anstatt sich vom Telefon unterbrechen zu lassen, bestimmt man lieber selbst, wann man die Arbeit unterbricht. Während sich telefonische Absprachen bisweilen als Auslegungssache entpuppen, bieten E-Mails zudem den Vorteil, dass man Kunden später mit ihren schriftlich geäußerten Wünschen konfrontieren kann.
Um auch bei einem großen E-Mail-Aufkommen den Überblick zu behalten, bietet sich ein leistungsfähiges Programm wie Postbox (40 US-Dollar) an. Mithilfe von Tags kann man E-Mails bestimmten Projekten zuordnen, die die Anwendung in intelligenten Ordnern sammelt. Ähnlich der „Favoriten“-Funktion von iOS kann man E-Mails von bestimmten Anwendern automatisch in Ordnern anzeigen lassen und hat so Wichtiges stets im Blick. Durch die Integration von Cloud-Diensten wie Dropbox, Onedrive oder Box kann man auch große Anhänge mühelos versenden. Da auch das Verfassen von E-Mails zur Arbeitszeit zählt, erfasst Postbox quasi nebenbei, wie lange man mit dem Schreiben einer E-Mail zubringt.
Mithilfe von Platzhaltern kann man E-Mail-Vorlagen erstellen, um bei der Aussendung von regelmäßig anfallenden Schreiben wie Rechnungen oder Angeboten Zeit zu sparen. Die nüchterne Oberfläche der Anwendung kann der Nutzer auf Wunsch an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Dabei ähnelt Postbox jedoch stets Apple Mail, sodass die ersten Schritte mit der Anwendung zumeist leicht fallen und man sich sukzessive in die anspruchsvolleren Funktionen einarbeiten kann.
Das größte mit E-Mails verbundene Ärgernis sind unerwünscht zugesandte Werbe-E-Mails. Spamsieve (21,99 Euro) ist ein seit vielen Jahren bewährtes Werkzeug, um diesem zu begegnen und hilft dabei, die für das Aussortieren der „bösen“ Post verwendeten Zeit auf ein Minimum zu reduzieren. Das lernfähige Spamsieve filtert anhand von Listen unerwünschte Werbung aus dem Postfach und arbeitet neben Postbox auch mit Apple Mail und zahlreichen anderen E-Mail-Anwendungen zusammen. Die Verzahnung mit dem Adressbuch von macOS sorgt dafür, dass keine E-Mails von Bekannten hängen bleiben.
Als Spam erkannte E-Mails werden nicht gleich gelöscht, sondern in einen Ordner verschoben, dessen Sichtung man sich sporadisch widmen kann. Die Trefferquote ist beeindruckend – und je mehr E-Mails durch dieses Sieb laufen, desto besser funktioniert es. Für die Einrichtung sollte man sich allerdings ein wenig Zeit nehmen, doch diese Investition macht sich schnell vielfach bezahlt.
Fazit
Bereits für sich genommen bieten die vorgestellten Anwendungen Lösungen, die viele buchhalterische Hürden aus dem Weg räumen. Im Verbund schaffen die Programme eine solide Plattform, die dabei hilft, Zeit zu sparen. Wenn das Verfassen von Angeboten, das Schreiben von Rechnungen, Belegerfassung und Kostenkontrolle nahtlos ineinander greifen, hat man den Rücken frei, um sich um das Geldverdienen zu kümmern.
Um den Kontakt zu zufriedenen Kunden zu halten oder sogar neue zu generieren, kann man regelmäßige E-Mails mit Angeboten oder Brancheninformationen aussenden. Je interessanter der Inhalt, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass Empfänger die Aussendungen an Freunde und Bekannte weiterleiten. Eine günstige Möglichkeit, ansprechende Newsletter zu erstellen, ist der Online-Dienst Mailchimp. Nach dem Erstellen eines kostenlosen Nutzerkontos kann man mit wenigen Klicks Empfängerlisten und E-Mails gestalten und schließlich vom Anbieter eine Erfolgsanalyse darüber erhalten, wie viele Empfänger die Nachrichten tatsächlich geöffnet haben. Wer monatlich nicht mehr als 12.000 E-Mails an mehr als 2.000 Adressaten verschickt, kann den Dienst kostenlos verwenden.
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Auf über das doppelte gestiegen, nicht um...
Für mich als freiberuflicher Berater ist die Kombination aus Zeiterfassung und Rechnungs-App von Taptile unschlagbar.
Die am iPhone erfassten Arbeitszeiten kann ich gezielt meinen verschiedenen Projekten und Kunden in Rechnung stellen.
Dabei musste ich mich nicht aufwändig in die Apps einarbeiten und die Ergebnisse erfüllen meine Anforderungen optimal. Kann ich also nur jedem empfehlen sich anzuschauen.